Kā efektīvi organizēt savu laiku

Saturs

• posmi
• 1. daļa Novērtējiet sava laika pašreizējo pārvaldību
• 2. daļa. Izvairīšanās no uzmanības novēršanas
• 3. daļa Efektīvi izmantojiet savu laiku

Ikviens ir dzirdējis, ka kāds sūdzas, ka dienā nav pietiekami daudz stundu, lai izdarītu visu, kas viņiem jādara. Daži pamata padomi sava laika organizēšanai un pārvaldīšanai var palīdzēt maksimāli izmantot laiku. Iemācoties efektīvi organizēt savu laiku, jūs varēsit paveikt vēl daudzas citas lietas.

posmi

1. daļa Novērtējiet sava laika pašreizējo pārvaldību

1. 
   

   
   Novērojiet savas ikdienas aktivitātes. Skatieties, ko jūs darāt katru dienu, un ņemiet vērā dažādus laika pavadīšanas veidus. Jūs būsiet pārsteigts, redzot, cik daudz laika jūs tērējat dienā, salīdzinot to ar laiku, ko pavadāt darot to, kas jums jādara.
   • Neaizmirstiet ņemt vērā veltīgākās aktivitātes, piemēram, kad gatavojat brokastis, veicot mājas darbus, mazgājoties dušā utt.

2. 
   

   
   Pierakstiet visas savas darbības piezīmju grāmatiņā. Kad esat novērojis visas savas darbības un aprēķinājis, cik daudz laika jūs pavadāt to veikšanai, pierakstiet to piezīmju grāmatiņā. Ievietojiet visu informāciju tajā pašā piezīmju grāmatiņā, jo jūs varēsit vieglāk identificēt atkārtotus modeļus un laiku, kad pazaudējat laiku, ja tos visus redzat vienā un tajā pašā lapā.
   • Neko neatceraties un skaidri ierakstiet katru piezīmju grāmatiņas ierakstu. Neuzdaliet atsevišķus pasākumus vienā ierakstā, nenovērtējiet par zemu svarīgus uzdevumus un, novērtējot, kā sadalās jūsu diena, uzrakstiet precīzus laikus.
   • Var būt noderīgi noteiktas aktivitātes grupēt kategorijās. Piemēram, jūs varētu pamanīt zilus mājas darbus, sarkanas darba aktivitātes un vaļaspriekus melnā krāsā. Tas palīdzēs jums labāk iztēloties, kā pavadāt laiku.

3. 
   

   
   
   
   Novērtējiet savu laiku. Vai jūs pavadāt stundu neko nedarot? Divas stundas, lai izlemtu, kur ēst? Astoņas stundas sērfot internetā? Atrodiet veidnes, kurās pastāstīts, kā jūs pavadāt laiku, un nosakiet, kādas aktivitātes ir vajadzīgas un kādas aktivitātes nav vajadzīgas.
   • Vai jūs zaudējat laiku, jo jums trūkst kontroles pār sevi? Vai jūs pārāk bieži ievietojat lietas pa nakti? Vai jūs uzņematies pārāk lielu atbildību? Šie ir jautājumi, kas jums jāuzdod sev, novērtējot, kā jūs tērējat savu laiku.
   • Jūs varētu saprast, ka savu dienu sadalāt tā, ka tam nav jēgas. Piemēram, var nebūt prātīgi strādāt pusstundu pirms desmit minūšu pavadīšanas, veicot nenozīmīgas lietas, pirms atgriezties darbā uz pusstundu. Jūs būsiet koncentrētāks un produktīvāks, ja strādāsit stundu un vēlāk parūpēsities par mazāk svarīgām lietām.
   • Labāk, ja jūs risināt savus uzdevumus, tos sadalot. Izmantojot šo metodi, jums ir jāpiešķir noteikts laiks vienam uzdevumam, nepievēršot uzmanību.

4. 
   

   
   
   
   Padomājiet par pielāgojumiem. Tagad, kad precīzi zināt, ko darāt savā laikā, sāciet aktīvi pielāgot savu grafiku. Pārliecinieties, ka esat identificējis apgabalus, kurus nevarat samazināt. Tas notiek tāpēc, ka kaut kas prasa daudz laika, tāpēc jūs to izšķiežat.

5. 
   

   
   Atrodiet, kas nav kārtībā. Ja trīs stundas dienā pavadāt, nosūtot darba dokumentus, maz ticams, ka spēsit samazināt šai darbībai veltīto laiku. Tomēr, ja jūs nosūtāt četrus vai piecus darbiniekus starp darbiem, iespējams, varēsit samazināt laiku, ko pavadāt šai darbībai.

6. 
   

   
   Mainiet savus ieradumus. Lai kāda būtu jūsu laika pārvaldības problēma, vienmēr ir risinājums. Kad esat atradis laiku, kurā tērējat laiku, vai veidu, kā jums vajadzētu pavadīt laiku, jums būs jāpieliek pūles, lai mainītu laika pārvaldības paradumus.
   • Ja pārāk daudz laika pavadāt mājasdarbu gatavošanā vai ēdiena gatavošanā, apsveriet iespēju nolīgt saimnieku vai pavāru. Dažiem cilvēkiem viņu laiks ir vairāk vērts nekā nauda.
   • Jūs varat pavadīt lielu dienas daļu bezmērķīgi sērfojot internetā. Jūs varat ierobežot piekļuvi noteiktām vietnēm vai sociālajiem tīkliem, kad jums drīzāk vajadzētu strādāt vai darīt kaut ko citu.

2. daļa. Izvairīšanās no uzmanības novēršanas

1. 
   

   
   Nosakiet traucējumus jūsu dzīvē. Pastāvīga uzmanības novēršana ir lielākais drauds laba laika pārvaldībai. Jums jāsaprot, kuras aktivitātes vai kuras personas mēdz tērēt jūsu laiku. Neatkarīgi no tā, vai tas ir draugs, kurš nekad nepārstāj runāt, vai vainīgs prieks, kas jūs aizved prom no darba, jums jāatrod veidi, kā izvairīties no visa, kas tērē jūsu laiku.
   • Ja jūs daudz laika pavadāt kaut kam, kas nedod vēlamos rezultātus, iespējams, ka tā ir jūsu uzmanības novēršana, no kuras jums vajadzētu izvairīties.
   • Ja strādājat birojā, jūs, iespējams, daudzus savus kolēģus uzskatīsit par uzmanības novēršanu. Izvairieties no nevajadzīgām sarunām, kad jums ir lietas, kas jādara. Tomēr neaizmirstiet, ka jūsu attieksme birojā ir tikpat svarīga karjeras progresam kā jūsu laika vadības prasmes, tāpēc jums nevajadzētu būt sliktam.

2. 
   

   
   Izvairieties no ilgām sarunām pa tālruni. Ja daudz laika pavadāt pakarinot tālruni, jums, iespējams, būs jāpielāgo sarunu paradumi. Bieži vien ātrāku rezultātu var sasniegt, izmantojot klātienes sarunas, nevis telefona sarunas, tāpēc jums ir jāsamazina laiks, ko pavadāt pakarinot līniju.
   • Daudzās telefona sarunās, it īpaši sākumā vai beigās, ir nevajadzīgas vai nevajadzīgas diskusijas. Cilvēki mēdz novirzīties no tēmas, atrodoties tālrunī, tāpēc jums jāpievērš uzmanība. Tikšanās klātienē jūtat lielāku pienākumu apspriest tikai jūs interesējošo tēmu. Tas notiek tāpēc, ka, atrodoties zvanītāja priekšā, nav citu uzmanības novēršanas.

3. 
   

   
   Nepavadiet pārāk daudz laika internetā. Daudzi cilvēki izmanto tīklu kā svarīgu instrumentu veicamo uzdevumu veikšanai. Tomēr ir tikpat daudz cilvēku, kas izbauda bezjēdzīgus rakstus vai sporta ziņas vai skatās zvaigžņu, kaķu vai kucēnu attēlus. Esiet uzmanīgs, kamēr izmantojat internetu. Ir programmas, kuras varat instalēt un kas bloķē noteiktas lietotnes, vietnes un domēnus, lai palīdzētu novērst uzmanību, ko piedāvā Web.
   • Izvairieties no Facebook un citām sociālo tīklu vietnēm, kad domājat koncentrēties uz kaut ko citu.
   • Jūs arī tērēsit daudz laika, meklējot dažādas tēmas Google. Jūs varētu domāt veikt ātru meklēšanu vienā tēmā, un, pirms jūs to zināt, trīs stundas pavadījāt, meklējot tīkla dziļumus.

4. 
   

   
   Izmantojiet zīmi "netraucēt". Jūs droši vien zināt šo zīmi, kas karājas pie viesnīcas numuru durvīm. Tas var būt tikpat efektīvs birojā vai jūsu darba vietā. Jūs varat uzņemt šāda veida izkārtni, paņemot to nākamajā viesnīcā, kurā jūs apmetīsities, vai arī izdrukājot to mājās, kuru varat pakārt pie sava biroja durvīm, kad tas būs nepieciešams. Tas jums palīdzēs izvairīties no nevajadzīgu sarunu riska, kas jūs atraus no jūsu darba.
   • Ja strādājat mājās, ir svarīgi, lai tam būtu paredzēta vieta tikai darbam. Nestrādājiet mājas koplietošanas telpās, jo televizora, telefona vai videospēļu konsole var viegli novērst jūs no darba.

5. 
   

   
   Nepieciešams laiks neizbēgamai uzmanības novēršanai. Ir daži uzmanības novēršanas pasākumi, no kuriem cilvēki vienkārši nevar izvairīties. Dažreiz tas ir jūsu priekšnieks, kurš nāk pie jums, lai pārrunātu lietas, un citi, vai vecākam ģimenes loceklim, kurai vajadzīga palīdzība vienkāršu lietu risināšanā. Neatkarīgi no šiem neizbēgamajiem traucējumiem, ja jūs iepriekš sagatavojaties, tie netraucēs laiku, kas jums nepieciešams citiem projektiem vai darbībām, kuras jums jāpabeidz.

3. daļa Efektīvi izmantojiet savu laiku

1. 
   

   
   Raksti visu. Nepaļaujieties uz atmiņu, lai pabeigtu veicamos uzdevumus. Vienā vietā pierakstiet visu, kas jums jādara, un esiet gatavs bieži iepazīties ar šo sarakstu, lai sasniegtu savus mērķus.
   • Pat ja attiecīgais uzdevums jums šķiet mazsvarīgs vai sekundārs, ņemiet to vērā. Jūsu kalendārs ir jāaizpilda ar maziem komentāriem, piemēram, “piezvaniet Džonam”, “meklējiet peļņas normu” vai “nosūtiet to priekšniekam”.
   • Nekavējoties turiet piezīmju grāmatiņu, lai ņemtu vērā parādītos uzdevumus. Jūs domājat, ka atcerēsities tos rakstīt vēlāk, bet jūs to nedarīsit.

2. 
   

   
   Izmantojiet kalendāru. Pievienojot rīkiem vienkāršu kalendāru, kas palīdz organizēt, jūs varat efektīvāk organizēt savu laiku. Uzrakstiet jaunus termiņus, mājas darbus vai tikšanās, kad tie pievienojas jūsu grafikam. Katru rītu veltiet laiku atkārtotam kalendāra lasīšanai, lai uzzinātu, kas vēl ir priekšā.

3. 
   

   
   Izvairieties no pārslodzes. Organizējiet savu grafiku, lai izvairītos no pārāk daudz darāmām lietām vai atbildības par pārāk daudziem projektiem vienlaikus. Pirms kaut ko pieņemat, pārbaudiet savu kalendāru, lai pārliecinātos, ka jums ir laiks. Tas palīdzēs jums saglabāt sakārtotību un regulāri apskatīt kalendāru.

4. 
   

   
   Novērsiet uzmanību. Organizējiet savu laiku produktīvi, izslēdzot elementus, kas varētu radīt traucējumus vai likt aizmirst par mērķi vai kavēties. Turiet televizorus un spēļu konsoles prom no telpas, kurā mācāties, vai apmaksājat rēķinus, lai koncentrētos tikai uz uzdevumiem, kas jāveic vispirms, un lai hobiji tiktu saglabāti vēlāk.

5. 
   

   
   Organizējiet savus uzdevumus. Efektīvi pārvaldiet savu laiku, vispirms organizējot sev svarīgus vai steidzamus uzdevumus. Atzīmējiet to savā kalendārā, izceļot to ar īpašu krāsu marķieri vai ievietojot uzlīmi. Vispirms rūpējieties par šīm steidzamajām darbībām, lai dotu sev pietiekami daudz laika to pabeigšanai, pēc tam, kad esat pabeidzis pirmās, strādājiet pie mazāk steidzamām darbībām.
   • Nevilcinieties laiku pa laikam mainīt savas prioritātes. Ir lietas, kas var parādīties pēdējā brīdī un kuras ātri pieprasa jūsu uzmanību. Jums būs jāpārtrauc darīt to, ko jūs darāt, un dažreiz jākoncentrē enerģija un laiks uz pēdējā brīža darbību. Tikai pārliecinieties, ka tas nenotiek pārāk bieži.
   • Ja jūs saprotat, ka dienas laikā jūs pastāvīgi pārkārtojat savas prioritātes, kaut kas nav kārtībā. Pat ja jums ir jārēķinās ar nelielām korekcijām laika izmantošanā, ja jums ir jāveic pastāvīgas izmaiņas, tas var būt tāpēc, ka jūs neesat pareizi organizējis savas darbības jau no paša sākuma.

6. 
   

   
   Esiet reāli. Dodiet sev reālu laiku katra uzdevuma veikšanai. Ja domājat, ka aktivitātes pabeigšana prasīs no pusstundas līdz stundai, dodiet sev stundu. Uzturoties reāli par aktivitātes ilgumu, jūs izvairāties no pārslodzes vai novēlotas.
   • Profilakse vienmēr ir labāka par ārstēšanu un dod vairāk laika, nekā nepieciešams. Ja savu uzdevumu pabeidzat agrāk, varat pāriet pie nākamā uzdevuma, kam nevajadzētu ietekmēt jūsu produktivitāti.

7. 
   

   
   Organizējiet pamatdarbības. Neaizmirstiet saskaitīt laiku, kas nepieciešams pamata darbībām, piemēram, ēdienreizēm vai dušām. Tas jums var šķist dabiski, taču ir svarīgi veltīt laiku to veikšanai starp citām darbībām, lai pārliecinātos, ka tos neaizmirstat vai nenokavējat.

8. 
   

   
   Izmantojiet atgādinājumu sistēmu. Papildus savam grafikam iestatiet vienkāršu atgādinājumu sistēmu, lai palīdzētu atcerēties svarīgus uzdevumus un termiņus. Izmantojiet post-it vai brīdinājumus tālrunī noteiktā dienas laikā, lai atcerētos kaut ko darīt vai plānot kādu darbību. Šī sistēma palīdzēs jums neko neaizmirst.
   • Izvairieties paļauties uz citiem, lai atcerētos, kas jums jādara. Viņi, iespējams, aizmirsīs jūs tāpat kā jūs pats.
   • Ja jums ir kaut kas ļoti svarīgs, organizējiet daudzus atgādinājumus. Jūs varētu ignorēt pastmarku vai brīdinājumu pa tālruni.

9. 
   

   
   Lūdziet palīdzību. Jautājiet kādam jums palīdzēt vai deleģējiet vienkāršākus uzdevumus. Jūs palīdzēsit pārvaldīt savu grafiku, ja lepojaties ar sevi un palūgsiet kādam veikt vienkāršus darbus, piemēram, palīdzēt mājas darbos vai sagatavot vakariņas, kad esat aizņemts.
   • Noteikti deleģējiet savus pienākumus kvalificētiem cilvēkiem. Nepietiek tikai ar attiecīgā uzdevuma pabeigšanu, jūs arī vēlaties, lai tas tiktu izdarīts labi.
   • Nelietojiet ieradumu pastāvīgi lūgt palīdzību no kolēģiem. Tas norāda, ka jūs nezināt, kā pārvaldīt savu laiku. Jūs būsiet slinks un nemotivēts.

10. 
    

    
    Novērtējiet savu produktivitāti. Laiku pa laikam ir nepieciešams spert soli atpakaļ un analizēt paveikto, izrādes kvalitāti un laiku, kas jums aizņēma. Uzzinot par šiem sava darba un dzīves aspektiem, jūs varēsit veikt izmaiņas savā grafikā un ikdienas ieradumos, kas varētu dot pārsteidzoši efektīvus rezultātus.

11. 
    

    
    Apbalvot sevi. Ja smagi vai pārāk daudz strādājat, jūs nonāksit izsīkuma stadijā, un jums būs grūti koncentrēties pat uz vienkāršākajiem uzdevumiem. Tad jums laiku pa laikam jāuzņem mirklis, lai atzīmētu paveikto un apbalvotu sevi, darot kaut ko tādu, kas jums patiešām patīk.
    • Pārliecinieties, ka savu brīvo laiku pavadāt jautri. Izslēdziet tālruni un nereaģējiet uz jautājumiem. Ja sajaucat darbu un izklaidi, jūs nebaudīsit sevi un jums uzkrāsies nogurums.
    • Ja strādājat pirmdien vai piektdien, atpūtieties nedēļas nogalē. Ja esat strādājis trīs mēnešus bez pārtraukuma pie tā paša projekta, paņemiet nelielu atvaļinājumu, kad esat pabeidzis.