Kā rīkoties ar debitoru parādiem

Saturs

• posmi
• 1. daļa Kredītprakses noteikšana
• 2. daļa Rēķini klientiem
• 3. daļa. Debitoru parādi
• 4. daļa Izmantojiet debitoru uzskaites metodes

Ja jums pieder kredītiestāde un jūs klientiem piešķirat kredītus, ir svarīgi noteikt pircēju un pasūtītāju parādu piedziņas procedūras. Klienta kredīts ir tad, kad jūs ļaujat klientam saņemt pakalpojumu vai nekavējoties iegūt preci apmaiņā pret solījumu samaksāt jums vēlāk. Citiem vārdiem sakot, jūs ļaujat viņam pārņemt jūsu produktus, pirms tie jums pat maksā. Ja jūs pieņemat kredītkartes, izsniedzējs uzņēmums pārvalda riskus. Gadījumā, ja klientiem jāmaksā ar čeku vai skaidrā naudā, jums jāpārbauda maksājumi un jāpārvalda riski. Darījumi ar pircēju un pasūtītāju parādiem sastāv no kredīta aizdošanas procedūru sastādīšanas, rēķinu ģenerēšanas, maksājuma pārskatu kārtošanas un saņemšanas un grāmatvedības funkciju veikšanas.

posmi

1. daļa Kredītprakses noteikšana

1. 
   

   
   Izstrādājiet kredīta pieteikuma procedūru. Nosakiet, vai vēlaties piešķirt kredītu privātpersonām vai tikai uzņēmumiem. Lūdziet visus klientus aizpildīt pieteikumu, lai novērtētu viņu kredītspēju. Pārbaudiet visu kredīta pieprasītāju kontus.
   • Personām jāsniedz vārds, kontaktinformācija, nodarbinātības informācija un sociālās apdrošināšanas numurs.
   • Uzņēmumiem jāsniedz sava uzņēmuma nosaukums, grāmatvedības nodaļas kontaktinformācija, citu uzņēmumu kredītvēsture un to direktoru vārdi.

2. 
   

   
   Izveidojiet vispārējos pārdošanas nosacījumus. Izstrādājiet dokumentu, kurā izskaidrotas jūsu vajadzības un klienta saistības. Norādiet arī maksājumu termiņu. Piemēram, varat norādīt, ka maksājumi jāveic 30 dienu laikā pēc pirkuma veikšanas. Norādiet procentu summu, kas maksājama par nokavētu maksājumu. Norādiet, ka klientam būs jāmaksā maksa par čekiem vai parādu piedziņu.
   • Kredīta pieteikuma iesniedzējiem jāspēj parakstīt veidlapa, lai apstiprinātu, ka viņi ir lasījuši un sapratis noteikumus.

3. 
   

   
   
   
   Ievērojiet likumus par patēriņa kredītiem. Patēriņa kredīts ir līgums, saskaņā ar kuru aizdevējs kredītņēmējam (vai nu privātpersonām, vai finanšu uzņēmumiem) dara pieejamu atmaksājamu naudas summu preču un pakalpojumu pirkumu finansēšanai. Lai aizsargātu patērētājus, Francijā Lagardes likumā ir reformēts patēriņa kredīts. Šis likums aizdevējiem uzliek arī jaunas saistības. Šeit ir daži noteikumi, ko paredz šis likums.
   • Aizdevēji nekādā veidā nedrīkst reklamēt, ka kredīts uzlabo klienta situāciju.
   • Aizdevējs var brīvi izvēlēties sev piemērotāko apdrošināšanu.
   • Kredītiestādēm ir jāpārbauda aizņēmēja kredītspēja un jāpārliecinās, ka aizņēmējs nav reģistrēts FICP failā.
   • Lai uzzinātu vairāk par likumiem, kas regulē patēriņa kredītus, skatiet šo rakstu.

2. daļa Rēķini klientiem

1. 
   

   
   Saprast, kas ir rēķins. Rēķins ir dokuments, kuru pircējs pārdošanas brīdī saņem no pārdevēja. Tajā sniegta informācija par pārdotajiem produktiem un pakalpojumiem, to izmaksām un datumu, kurā paredzēts samaksāt. Rēķins atšķiras no kvīts. Pirkuma kvīts tiek izsniegta tikai tad, ja klients pirkuma laikā pilnībā samaksā. Ja viņš maksā vēlāk vai pakāpeniski, jums viņam jāizsniedz rēķins.
   • Rēķins atšķiras no paziņojuma. Klientam tiek nosūtīts pārskats ar vienu vai vairākiem pašreizējiem rēķiniem, un tajā norādīta kopējā maksājamā summa. Tās galvenā loma ir norēķinu procesa vienkāršošana.

2. 
   

   
   
   
   Izvēlieties norēķinu metodi. Jums ir pieejamas divas iespējas: jūs pats varat izrakstīt rēķinus vai nolīgt uzņēmumu, lai to izdarītu. Ja jūs tikko sākat darbu, dariet to pats. Jūs varēsit padziļināt zināšanas par sava uzņēmuma finansēm. Vēlāk jūs varat nodot šo uzdevumu citai personai.

3. 
   

   
   Iekļaujiet visu attiecīgo informāciju rēķinā. Skaidri uzrakstiet vārdu rēķins. Iekļaujiet informāciju, lai identificētu klientu un piedāvātos produktus vai pakalpojumus. Neaizmirstiet skaidri norādīt savu vārdu, savas biznesa vienības nosaukumu un adresi, uz kuru klientiem jāsūta maksājumi.
   • Katram rēķinam piešķiriet unikālu numuru.
   • Skaidri norādiet datumu.
   • Norādiet klienta vārdu un adresi, kā arī sava uzņēmuma vārdu un adresi.
   • Skaidri norādiet iegādātos produktus vai pakalpojumus, kā arī pirkuma datumu.
   • Norādiet maksājamo summu un maksājuma termiņu.

4. 
   

   
   Izvēlieties izrakstīt elektroniskus vai papīra rēķinus. Jūs varat nosūtīt papīra rēķinus pa pastu, elektroniskos rēķinus pa e-pastu vai abus. Klientiem jānorāda, kā viņi vēlas saņemt rēķinus. Elektroniski rēķini ir ērtāki un lētāki nekā papīra rēķini. Tomēr daži klienti nepatīk atklāt finanšu informāciju tiešsaistē. Turklāt, ja klients maina e-pasta adresi, jums var rasties problēmas ar viņu sazināties.

5. 
   

   
   Mēģiniet pievienot rēķinam atbildes aploksni. Klienti varēs vieglāk nosūtīt savu maksājumu. Ievadiet savu adresi tieši uz aploksnes. Ja vēlaties, paņemiet loga aploksni, izdrukājiet savu adresi rēķinā un lūdziet klientam pārliecināties, vai logā parādās jūsu adrese. Ja klients parasti maksā tiešsaistē vai klātienē, pierakstiet to. Ja klients nevēlas saņemt atbildes aploksni, ietaupiet šos izdevumus.
   • Lai atvieglotu maksājuma procesu, izveidojiet tiešā depozīta sistēmu, lai automātiski atskaitītu debitoru rēķinu cenas. Parasti ir viegli izveidot šādu sistēmu caur jūsu bankām.

3. daļa. Debitoru parādi

1. 
   

   
   Izvēlēties parādu pārvaldības sistēmu. Jūs varat dot priekšroku bezsaistes manuālas datu ievadīšanas sistēmām, izmantojot Excel. Tomēr, ja jūsu uzņēmums aug, varat automatizēt pārvaldības procesu, izmantojot parādu pārvaldības programmatūru, piemēram, QuickBooks. Varat arī izmantot tīmekļa balstītus finanšu pārvaldības rīkus, piemēram, Mint vai FreshBooks.

2. 
   

   
   Izmantojiet manuālu kredītinformācijas sistēmu. Jums būs iespēja sagatavot izklājlapu programmā Excel. Izveidojiet kolonnas par datumu, klienta vārdu, maksājamo summu, rēķina numuru un maksājuma datumu. Ievadiet diagrammā esošo informāciju, lai nosūtītu rēķinus un saņemtu maksājumus.
   • Jums būs jāizveido rēķina veidne un jāizmanto tā, lai izrakstītu visus rēķinus.
   • Saglabājiet debitoru lietu failu un apmaksātu rēķinu mapi.
   • Neapmaksātie rēķini tiek turēti debitoru parāds.
   • Kad rēķini ir apmaksāti, izdzēsiet tos tieši no debitoru parādu faila un ievietojiet apmaksātu rēķinu mapē.

3. 
   

   
   Izsekojiet pircēju parādus, izmantojot programmatūru. Ja izmantojat grāmatvedības programmatūru ar opciju debitori, varat to izmantot, lai ērti izsekotu rēķiniem un maksājumiem. Sistēmā varat tieši rediģēt klientu un pārdošanas informāciju. Tas ļaus jums automātiski ģenerēt papīra un elektroniskos rēķinus. Ja sistēma izmanto internetu, rēķinus var nosūtīt tieši klientiem pa e-pastu. Jums ir iespēja palaist pārskatu, kurā jums tiks norādīts, kuri rēķini joprojām ir neapmaksāti, tāpēc jums nav jāglabā atsevišķi papīra faili apmaksātiem un neapmaksātiem rēķiniem.
   • Izmantojot grāmatvedības programmatūru, jūs varat arī klasificēt rēķinus hronoloģiskā secībā. Šis process sastāv no neapmaksātu rēķinu atdalīšanas ar nokavēto maksājumu dienu skaitu, ļaujot jums piemērot iekasēšanas politiku, kas paredz noteiktus pasākumus, ja maksājumi kavējas par 30, 60 vai 90 dienām.

4. 
   

   
   Izsniegt klientiem ikmēneša konta izrakstus. Konta izraksts atšķiras no rēķina. Tas tiek izdots reizi mēnesī, un tajā ir norādītas visas summas, kas jāmaksā par vecajiem rēķiniem. Konta izrakstā ir norādīti arī saņemtie maksājumi. Visbeidzot, šajā dokumentā ir norādīta jebkura pārnestā atlikuma summa, kas paliek nesamaksāta. Neapmaksātu kontu gadījumā vajadzētu būt izveidotai sistēmai nenokārtoto kontu identificēšanai, izsekošanai un atgūšanai.

4. daļa Izmantojiet debitoru uzskaites metodes

1. 
   

   
   Izmantojiet grāmatvedības programmatūru, lai automatizētu procesu. Grāmatvedības programmatūra ļaus ne tikai sastādīt rēķinus, bet arī automātiski iestatīt ikmēneša finanšu pārskatus. Šādas automatizācijas priekšrocība ir tā, ka tas ietaupa daudz laika un atvieglo darbu, tā vietā, lai manuāli ievadītu to pašu informāciju vairāk nekā vienu reizi. Vēl viens šīs sistēmas ieguvums ir tas, ka, ierakstot dažādas summas vai informāciju par dažādiem pārskatiem, ir mazāk kļūdu.

2. 
   

   
   Sniedziet paziņojumu par pakalpojumu pārdošanu uz kredīta. Vispirms kreditējiet pārdošanas kontu ar summu, kas pienākas par pakalpojumu. Pēc tam debetējiet debitoru par to pašu summu. Kad klients maksā, debetējiet norēķinu kontu no samaksātās summas. Pēc tam ieskaitiet klienta kontā tādu pašu summu.
   • Pieņemsim, ka jūs nosūtāt klientam rēķinu 5000 ASV dolāru par pakalpojuma sniegšanu.
   • Nododiet debitoru parādu EUR 5000 apmērā. Bilancē palielinās debitoru parādi, kas parādās aktīvā.
   • Pavadiet 5000 eiro kredītu par pārdošanu. Pārdošanas pieaugums finanšu pārskatos.

3. 
   

   
   Sniedziet paziņojumu par preču pārdošanu uz kredīta. Vispirms ievietojiet žurnālā ierakstus, lai reģistrētu pārdošanu un saistītos debitoru parādus. Tāpat kā jūs to izdarījāt par pakalpojumu, jums ir jākreditē pārdošanas un pircēju parādi. Pēc tam apsveriet iespēju klientam pārdotos krājumus samazināt par izmaksām un ietaupiet tos.
   • Pieņemsim, ka jūs veicāt biznesa darījumu USD 10 000 vērtībā, kurā klientam pārdevāt 7 000 USD vērtas preces.
   • Nododiet kredīta ierakstu EUR 10 000 apmērā par pārdošanu un debetēšanas ierakstu EUR 10 000 par debitoru parādiem.
   • Pēc tam ierakstiet 7000 euro lielu debetu par pārdoto preču izmaksām. Tas finanšu pārskatos ir izteikts izdevumu veidā. Pēc tam krājuma kontā ierakstiet kredīta ierakstu 7000 USD apmērā. Inventāra trūkums bilancē samazinās par EUR 7000.

4. 
   

   
   Sūtīt sliktus parādus. Labākā slikto parādu atzīšanas metode ir aprēķināt neapmaksāto rēķinu skaitu, kas katru mēnesi uzkrājas žurnālu ierakstos. Izmantojot šo paņēmienu, tajā pašā mēnesī, kurā tika izrakstīti rēķini, ir iespējams reģistrēt sliktos parādus.Tas atbilst saskaņošanas principam, saskaņā ar kuru visi izdevumi jāatzīst tajā pašā mēnesī, kurā tika gūti ieņēmumi.
   • Ja neuzkrājat sliktos parādus un vienkārši domājat, ka par sliktajiem parādiem tiks atskaitīts, kad klients nemaksās, tas pārkāpj izlīguma principu.
   • Piemēram, ja jūs lēšat, ka rēķins 40 000 euro netiks samaksāts viena mēneša laikā, turpiniet reģistrēt 40 000 euro lielus izdevumus nedrošo parādu kontā. Tas tiek parādīts kā izdevumu postenis jūsu finanšu pārskatā.
   • Turklāt bilancē par šaubīgiem kontiem uzkrājumu kontā ielieciet tādas pašas summas kredīta uzskaites ierakstu.
   • Identificējot rēķinus, kas paliek neapmaksāti, jums ir jāizņem nauda tikai no slikto parādu kontiem un debitoru parādiem.

5. 
   

   
   Nosūtiet atlaides priekšapmaksai. Ja jūs piedāvājat atlaidi avansa maksājumam, klients maksās mazāk nekā rēķinā norādītā summa. Tad saglabājiet starpību kā peļņas samazinājumu pārdošanas atlaižu kontā. Tas ļaus jums pārbaudīt neatbilstības peļņas vai zaudējumu aprēķinā.
   • Pieņemsim, ka jūs nosūtāt klientam rēķinu 1000 ASV dolāru apmērā un piešķirat viņam 10% atlaidi jeb 100 eiro, lai samaksātu 10 dienas agrāk. Tomēr šis klients maksā tikai 900 €.
   • Nododiet debitoru parādu 1000 euro vērtībā.
   • Debets 900 € no pārdošanas un 100 € no pārdošanas konta.

6. 
   

   
   Sagatavojiet pircēju parādu vēsturisko pārskatu. Šāds ziņojums sniegs jums informāciju par visiem nenomaksātajiem rēķiniem. Tas ir veidots tā, lai parādītu, cik veci rēķini ir. Piemēram, var būt slejas kārtējiem rēķiniem, tiem, kuriem maksājuma kavējums ir no 0 līdz 15 dienām, no 16 līdz 30 dienām, no 31 līdz 45 dienām un vairāk nekā 45 dienām. Jūs to varat izmantot, lai novērtētu nedrošo parādu. Varat arī izmantot šo pārskatu, lai identificētu rēķinus, kuriem nepieciešama papildu darbība.