Kā sagatavoties sapulcei

Saturs

• posmi

Lai sanāksme būtu veiksmīga, ir ļoti svarīgi sagatavoties. Tikšanās ir arī daudzu karjeru svarīga sastāvdaļa, tāpēc tas nav mazs bizness!

posmi

1. Pajautājiet sev, vai tas ir nepieciešams vai nē. Ja plānojat sanāksmi tikai informācijas nodošanai, netērējiet citu cilvēku laiku. Nosūtiet viņiem piezīmi.
2. Sagatavo atzinumu. Tajā jāiekļauj sanāksmes datums, laiks, darba kārtība un vieta. Izplatiet šo paziņojumu dalībniekiem pietiekami savlaicīgi.
3. Pievienojiet piezīmes no iepriekšējās sanāksmes, ja tāda bija. Tas dalībniekiem dos iespēju noteikt punktus, kurus viņi nesaprot, vai tos, ar kuriem viņi nepiekrīt.
4. Ielieciet pamata elementus vietā. Pirms sanāksmes sākuma sakārtojiet krēslus un galdus. Iegādājieties papīru un pildspalvas ikvienam. Galda vidū ielieciet karafu ar ūdeni un glāzes gar galdu.
5. Paziņojiet par sesijas atklāšanu. Tas nozīmē, ka persona, kas vada sanāksmi, lūdz klusēt, lai sanāksme varētu sākties. Nosakiet komandas ceturkšņa mērķus.Dienas darba kārtībā ir to tēmu saraksts, kuras jūs iepriekš noteiktā laikā apskatīsit, lai sasniegtu šo mērķi. Piemēram: 1) situācijas pārskatīšana par iepriekšējā ceturkšņa mērķiem (15 minūtes), 2) Tour de tabula mērķu ieteikumiem (20 minūtes), 3) 5 mērķu izvēle (10 minūtes).
6. Nododiet apmeklējumu grāmatu. Sanāksmes sākumā varat izmantot arī kādu papīra lapu, lai visi klātesošie aprakstītu savu vārdu un zīmi. Šie vārdi tiks iekļauti ziņojumā.
7. Padomājiet par ziņojumu. Palūdziet sekretāram, kurš atbild par protokolu, aprakstīt galvenos sanāksmes jautājumus un tos vēlāk ierakstīt.
8. Oficiālās sanāksmes beigās pajautājiet, vai kādam ir kādi jautājumi. To sauc par dažādiem jautājumiem. Nosakiet nākamās sanāksmes datumu un oficiāli to pabeidziet.

• Darba kārtība iezīmē sanāksmi un neļauj pārāk ilgi runāt par konkrētu tēmu.
• Ir ierasts prezidentu iecelt ikgadējā kopsapulcē. Priekšsēdētājs vada sanāksmi, nodrošina, ka tiek ievērota darba kārtība un ka vienlaikus runā tikai viens cilvēks.
• Ja neviens priekšsēdētājs nav iecelts, jautājiet, vai kāds cits vēlētos šo lomu pildīt sanāksmē.
• Tas pats princips attiecas uz sekretāru, kurš atbild par ziņojumu.
• Lai izvairītos no turpmākām domstarpībām, ir svarīgi precīzi norādīt kontu.
• Šīs instrukcijas attiecas uz oficiālu sanāksmi.
• Pat neformālas sanāksmes laikā laba ideja ir vispirms nosūtīt paziņojumu, kurā norādīts sanāksmes laiks un datums. Darbā var pietikt ar lūgumu dalībniekiem apmeklēt neformālu sanāksmi.

• Prezidentam jābūt spēcīgai personībai, lai nodrošinātu netraucētu sanāksmes norisi.