Kā atbildēt uz tālruni darba laikā

Saturs

• posmi
• 1. daļa Paņemiet tālruni
• 2. daļa Runā pa tālruni

Profesionāla tēla projicēšana darbā ir svarīga jebkura profesionāla veiksme. Neatkarīgi no viņu stāvokļa uzņēmumā, atbildēšana uz tālruni ir uzdevums gandrīz visiem darbiniekiem. Labi atbildot ļaus jums izteikt pozitīvu signālu uz telefona zvanu, palīdzēs korespondentam justies ērti un ļaus jums viegli atbildēt uz dažādiem jautājumiem.

posmi

1. daļa Paņemiet tālruni

1. 
   

   
   Atbildiet ātri. Nav pieklājīgi turēt cilvēkus aizņemtos, kad esat biznesā vai profesionālajā vidē. Paceliet klausuli un atbildiet uz zvanu pirms trešā zvana.

2. 
   

   
   Ielieciet klausuli pie auss. Ir svarīgi ātri atbildēt uz tālruni, taču jums joprojām jābūt pietiekami pacietīgam, lai mikrofonu faktiski novietotu pie mutes. Nesāciet runāt, kamēr neesat pilnīgi pārliecināts, ka tālruņa klausule ir pielīpusi jums un ausij, lai otra puse nezaudētu nekādu informāciju.

3. 
   

   
   Pirms atbildēšanas dziļi elpojiet. Pirms iepazīšanās ar sevi, kad tālrunis ir tuvu mutei, sāciet dziļi elpot. Tas ļaus jums saglabāt mieru un apgūt sevi, kas ļaus jums apkopot prātu un mierīgi runāt.

4. 
   

   
   
   
   Iepazīstiniet ar sevi un savu biznesu. Jums būs jāpārliecinās, ka jūsu korespondents ir piezvanījis pareizajai vietai un īstajai personai, tāpēc jums ir svarīgi pateikt viņiem, kas jūs esat un kāds ir jūsu bizness. Vispirms noteikti norādiet uzņēmuma nosaukumu. Jūs varētu domāt par savas mājas izveidi, tāpēc jums nav jādomā par to, ko teikt, kad tālrunis zvana, un nedaudz mainiet to atkarībā no apstākļiem.
   • Ja strādājat kā reģistratūras darbinieks vai sadales paneļa operators, ir svarīgi ļoti labi pārvaldīt uzņēmuma darbību, jo tieši jums būs jāpalīdz zvanītājam iegūt visu nepieciešamo informāciju. Jūs varat vienkārši pateikt: "sveiks, šeit Uzņēmumi , Jāzeps uz ierīci. Kā es varu jums palīdzēt? Tādējādi korespondents zinās, ar ko viņš runā, un kāda ir jūsu uzņēmuma identitāte, kas viņam dos iespēju turpināt sarunu. Ja strādājat kā privāts sekretārs, norādiet personu, kurā strādājat (piemēram, "Smita kunga birojs, Džozefs ierīcē"), jo ir iespējams, ka tieši tas ir jūsu korespondents. pievienoties.
   • Ja esat daļa no pakalpojuma, pastāstiet personai, ko jūs darāt, lai viņš zinātu, kādus jautājumus uzdot. Identificējiet sevi, sakot "sveiki, šī ir Džesikas grāmatvedība". Ļaujiet apelācijas sūdzības iesniedzējam uzzināt, vai viņš ir sazinājies ar biroju vai personu, kuru viņš vēlas, un vai viņam vajadzētu runāt ar kādu citu.

5. 
   

   
   
   
   Netālu no tālruņa glabājiet piezīmju grāmatiņu un pildspalvu. Tas ļaus jums ātri veikt piezīmes gadījumam, ja persona vēlētos jūs pamest vai sniegt jums citu informāciju. Izvairieties no tā, lai jūsu korespondents gaidītu laiku, lai meklētu kaut ko rakstīt.

2. daļa Runā pa tālruni

1. 
   

   
   Smaidi runājot. Pat ja jūs neesat labā garastāvoklī, vienkārši smaidot un izliekoties par tādu, var likt jūsu korespondentam domāt, ka esat jauks. Tas varētu arī palīdzēt uzlabot garastāvokli.

2. 
   

   
   Runā skaidri un profesionāli. Tā kā jūs strādājat profesionālā vidē, ir svarīgi, lai jūs un jūsu korespondents varētu skaidri un precīzi saprast viens otru. Runā mierīgi un izrunā savus vārdus, lai būtu pārliecināts, ka tas gājis labi, un saprati to.
   • Neizmantojiet pazīstamus slengu izteicienus, piemēram, "jā", "pārliecināts" vai "nē". Tā vietā runājiet ar viņu, izmantojot skaidrus vārdus un frāzes, piemēram, "jā" un "nē". Neatkarīgi no tā, kādu informāciju apmainīsities ar savu korespondentu dialoga laikā, izvairieties no jebkādiem pārpratumiem. Neaizmirstiet pateikt parastās pieklājīgās frāzes, piemēram, “paldies” un “neko”, ja tādas ir.
   • Ja vēlaties sazināties ar personu ar konkrētu informāciju, piemēram, burtiem vai tālruņu numuriem (piemēram, vārdu vai tālruņa numuru), var būt noderīgi labi pārvaldīt fonētisko alfabētu. Tādā veidā jūs varētu izvairīties no sajaukšanas ar burtiem, kurus izrunā gandrīz tāpat kā “M” un “N”, piemērojot noderīgus padomus, piemēram, “M patīk ēst”.

3. 
   

   
   Profesionāli runājiet ar korespondentu. Izmantojiet personas vārdu ("Smita kungs"), nevis viņa vārdu, it īpaši, ja personīgi nezināt korespondentu. Neaizmirstiet viņa vārdu un uzrunājiet viņu, izmantojot to sarunas laikā.
   • Jūs varētu vēlēties pierakstīt personas vārdu, tiklīdz viņa jums to pateiks, lai jūs varētu to atcerēties. Tas varētu būt ļoti noderīgi.

4. 
   

   
   Ja nepieciešams, pārsūtiet zvanu. Ja kāds aicina jūs uz darbu, ir pilnīgi iespējams, ka viņi mēģina atrisināt kādu noteiktu problēmu vai viņiem ir jautājumi, kurus iesniegt konkrētai personai. Ja īsti nezināt, kā atbildēt uz jautājumu vai bažām, nemēģiniet uz to atbildēt. Tā vietā ierosiniet pārsūtīt savu zvanu kādam, kurš labāk spēs jums atbildēt un palīdzēt. Tas viņam arī parādīs, ka tev rūp viņa problēma un esi gatavs palīdzēt viņam to atrisināt.
   • Mūsdienās lielākajai daļai galddatoru ir zvanu pārsūtīšanas funkcija. Uzziniet, vai šī funkcija ir pieejama jūsu birojā un kā tā darbojas. Ja tas tā nav, paņemiet tās personas numuru, kurai korespondents piezvanīs, un nododiet viņam informāciju.
   • Atcerieties būt pēc iespējas pieklājīgāks, to darot, un piedāvājiet pārsūtīt zvanu. Piemēram, jūs varat teikt: “Es baidos, ka nevaru atbildēt uz jūsu jautājumu. Vai vēlaties, lai es nododu jūsu zvanu Žakam, kurš var jums palīdzēt labāk? "
   • Ja neviens cits nav pieejams, ieteicams to ņemt. Neaizmirstiet to nosūtīt vēlāk.

5. 
   

   
   Beidziet zvanu profesionāli. Jūs varat viņam skaidri un pieklājīgi pateikt, ka saruna ir beigusies un ka viņš var pakavēties, vienkārši sakot “paldies” vai “ardievas”. Nevajadzētu sajaukt to, vai saruna būtu jāturpina vai nē.
   • Ļaujiet savam korespondentam piekārt. Viņam ir zvans, tāpēc jums ir jāļauj viņam iegūt to, ko viņš gribēja, kad viņš vispirms sauca un slēdza sarunu. Ja jūs piekrītat, pat ja viņš nav gatavs pārtraukt sarunu, tas var šķist rupjš vai jūs varētu ļaut svarīgai informācijai aizbēgt no jums.