Kā uzrakstīt ziņojumu

Saturs

• posmi
• 1. daļa Gatavošanās
• 2. daļa Piezīmju sastādīšana sanāksmes laikā
• 3. daļa Protokola sastādīšana
• 4. daļa Sanāksmju protokolu veidņu izmantošana

Jūs esat ievēlēts vai iecelts par jūsu komitejas sekretāru. Apsveicam! Bet, vai jūs jau esat izdarījis piezīmes, sagatavojis un sastādījis protokolus? Neatkarīgi no tā, vai konsultatīvajām asamblejām piemērojat procedūras kodeksa noteikumus, piemēram, Roberta kārtības noteikumus vai Morina kodeksu, vai arī izstrādājat protokolus savā veidā, jums būs jāievēro noteiktas metodes, lai sasniegtu izcilību.

posmi

1. daļa Gatavošanās

1. 
   

   
   Iepazīstieties ar sava uzņēmuma tikšanās kārtību. Ja sekretāram jāsastāda oficiāls ziņojums, ir vēlams uzzināt par piemērojamo procedūras kodeksu, proti, Kods Morins vai cits. Mazāk formālā situācijā nosakiet, ko iekļaut protokolā un kā tie tiks izmantoti.
   • Jums kā referentam nav jāzina visi reglamenti. Tomēr būtu lietderīgi turēt koda kopiju vai lūgt prezidentam konkrētu atbildi uz visiem jautājumiem.
   • Iepazīstieties ar savu lomu. Daži referenti tieši neiejaucas debatēs, bet citi, piedaloties diskusijā, veic piezīmes. Abos gadījumos sekretāram nevajadzētu būt citai nozīmīgai lomai, piemēram, priekšsēdētājam vai koordinatoram.

2. 
   

   
   Sagatavo modeli. Sanāksmju protokoliem ir gandrīz līdzīgs saturs. Veidne ļauj standartizēt savu minūšu noformējumu, lai to ērti pārskatītu. Varat arī lejupielādēt minūšu veidņu paraugus. Atstājiet pietiekami daudz vietas vismaz zemāk uzskaitītajiem priekšmetiem.
   • Organizācijas nosaukums.
   • Sanāksmes veids. Vai ir regulāras ikgadējas vai iknedēļas sanāksmes, nelielas komitejas sanāksmes vai sanāksmes, kurām nepieciešama īpaša mērķa sasniegšana?
   • Datums, laiks un vieta. Atstājiet vietu sesijas sākuma un beigu laiku reģistrēšanai.
   • Sanāksmes priekšsēdētāja vai moderatora vārds un sekretāra vai vietnieka vārds.
   • Saraksts dalībnieki un prombūtnes attaisnots. Faktiski tā ir apmeklējumu lapa. Ņemiet vērā, ja ir sasniegts kvorums, ti, ja dāvanu skaits ir minimālais, lai balsotu.
   • Atstājiet vietu parakstam. Jums kā sekretāram vienmēr būs jāparaksta savs darbs. Kad protokols ir jāapstiprina, var būt nepieciešams papildu paraksts, bet tas ir atkarīgs no jūsu uzņēmuma procedūrām.
   • Dienas kārtība, ja tāda ir. Ja jūs pats neesat sastādījis darba kārtību, palūdziet sanāksmes vadītājam vai moderatoram dot jums kopiju, kas būs noderīga jūsu piezīmju organizēšanai.

3. 
   

   
   
   
   Līdzi jābūt piezīmjdatoram vai klēpjdatoram. Pārliecinieties, vai esat apmierināts ar savu aprīkojumu. Ja bieži rakstāt minūtes, šim nolūkam iegādājieties klēpjdatoru vai izveidojiet mapi datorā.
   • Ja esat sagatavojis iepriekšējās sanāksmes protokolu un tas nav iesniegts apstiprināšanai, noteikti nomazgājiet arī jūs.
   • Lenšu ierakstītājs var palīdzēt jums uzrakstīt minūtes vēlāk, taču tas neaizstās piezīmju veikšanu. Ja pierakstāt sanāksmes norisi, pārliecinieties, vai visi klātesošie tam piekrīt. Pretoties kārdinājumam vārdu pa vārdam atkārtot dalībnieku izteikumus.
   • Ja jūs iemācīsities saīsni, pierakstus veiksit ātrāk, taču nevajadzēs reproducēt visus dalībniekus, kas saka, lai rakstītu minūtes. Patiesībā jums ir jāizvairās to darīt šādi.
   • Ja jūs esat uzaicināts publiski veikt piezīmes, izmantojiet gaismu projektoru vai tāfele. Rūpīgi kārtojiet piezīmes, lai jūs tās varētu ērti izmantot, lai uzrakstītu minūtes.

2. daļa Piezīmju sastādīšana sanāksmes laikā

1. 
   

   
   
   
   Izdaliet laika kontrollapu. Tiklīdz visi ir klāt, izdaliet lapu vai vairāk, ja dalībnieku ir daudz. To izmantos visi, lai uzrakstītu savu vārdu un kontaktinformāciju. Šis saraksts tiks izmantots, lai aizpildītu protokola sadaļu, kas paredzēta, lai ierakstītu to personu vārdus, kuras piedalījās sanāksmē. Protokolu var pievienot arī pati lapa.
   • Ja jūs nezināt lielāko daļu klātesošo, sastādiet galda plānu un aizpildiet to, kad palūdzat visus iepazīstināt ar sevi. Veiciet piezīmju saglabāšanu sarakstā, lai vajadzības gadījumā jūs varētu piezvanīt katram pēc vārda.

2. 
   

   
   Maksimāli piepildiet savu modeli. Līdz sanāksmes atklāšanai ievadiet organizācijas nosaukumu, sanāksmes datumu, vietu un veidu, piemēram, "direktoru padomes iknedēļas sanāksme, īpašā komitejas sanāksme utt." ". Kad sanāksme sākas, ņemiet vērā laiku.
   • Ja jums nav veidnes, uzrakstiet šo informāciju piezīmju sākumā.
   • Ja sapulce tika sasaukta noteiktam mērķim vai īpašā laikā, paturiet paziņojuma kopiju, kas tika nosūtīts dalībniekiem. Pēc rakstīšanas tas būs jāpievieno protokolam.

3. 
   

   
   Pierakstiet pirmā piedāvājuma rezultātu. Lielākā daļa oficiālo sanāksmju sākas ar priekšlikumu pieņemt pagaidu darba kārtību. Šis pirmais solis būs piemērs procedūras ilustrēšanai. Ja sanāksme sākas ar citu priekšlikumu, pārliecinieties, vai esat ierakstījis to pašu būtisko informāciju.
   • Precīzs kustības e nosaukums, kas sākas ar "I ierosina". Tas parasti nozīmē "es ierosinu pieņemt šo darba kārtību. "
   • Priekšlikuma autora vārds.
   • Balsojuma rezultāts. Ja balsojums ir pozitīvs, uzrakstiet “kustība nodota”.
   • Ja jūs nevarat precīzi reproducēt garos priekšlikumus, varat lūgt, lai tie tiek iesniegti rakstiski. Ja tā ir atkārtota problēma, lūdziet šo prasību iekļaut oficiālajā procedūrā priekšlikumiem, kas pārsniedz noteiktu vārdu skaitu.
   • Ja esat izstrādājis darba kārtību, jūs varat būt priekšlikuma atbalstītājs, vienlaikus būdams sanāksmes sekretārs. Tas ir ideāli, ja vien jūs esat objektīvs, jo nav nesavienojami iekļaut protokolā savas darbības.

4. 
   

   
   Saglabājiet pārējos sanāksmes laikā iesniegtos priekšlikumus. Rūpīgi ievērojiet procesu, bet neierakstiet to protokolā, ja vien nav norādīts citādi! Kad tiek iesniegts jauns ierosinājums, reģistrējiet attiecīgo informāciju.
   • Atcerieties, ka katrā priekšlikumā jāietver paša priekšlikuma noteikumi, autora vārds un balsojuma rezultāts.
   • Dažiem priekšlikumiem ir nepieciešams cita dalībnieka atbalsts pirms balsošanas. Piemēram, ja kāds saka: “Atbalstiet kustību”, protokolā ierakstiet šīs personas vārdu kā kustības līdzautoru.
   • Ja nezināt priekšlikuma atbalstītāja vārdu vai tas ir jāklausās vēlreiz, lūdzu, pieklājīgi pārtrauciet sanāksmi un uzdodiet jautājumus. Precīza informācijas reģistrēšana ir pietiekami svarīga, lai attaisnotu šo nelielu pārtraukumu.
   • Ja kustība tiek mainīta, vienkārši atkārtojiet piezīmju tekstu. Protokolā nav jānorāda, ka priekšlikums ir grozīts, ja vien nav strīdu par grozījumu, kas izraisīja ilgas debates.

5. 
   

   
   Klausieties ziņojumu prezentāciju un lūdziet kopijas. Ikreiz, kad skaļi tiek nolasīts ziņojums, biļetens vai līdzīgs dokuments, reģistrējiet ziņojuma vārdu un vārdu, kas to lasījis, vai apakškomitejas nosaukumu, kas to ir uzrakstījusi. Ja ir pievienota kustība, saglabājiet to tāpat kā jebkurai citai kustībai.
   • Tomēr vislabāk ir iegūt dokumenta kopiju sanāksmes beigās. Lai iegūtu šo kopiju, uzstājiet runātājam vai priekšsēdētājam piezīmi. Pēc tam katra ziņojuma kopiju pievienosit protokolam pēc tā uzrakstīšanas.
   • Ja kopija nav pieejama, ņemiet vērā, kur glabājas oriģinālais dokuments. Jums, iespējams, vajadzēs pieprasīt šo informāciju pēc sanāksmes.
   • Ja dalībnieks, nevis lasot dokumentu, sastāda mutisku ziņojumu, uzrakstiet sava paziņojuma kopsavilkumu. Neiedziļinieties detaļās un neatveidojiet runātāja vārdus.

6. 
   

   
   Ņemiet vērā veiktās vai piešķirtās darbības. Tas ietver pārbaude iepriekšējās sanāksmes lēmumu un jauno darbību ieviešanu. Vai kādam ir uzdots uzrakstīt vēstuli? Pierakstiet iesaistīto cilvēku vārdus un viņiem piedēvētās darbības.
   • Atkarībā no jūsu tikšanās formalitātes pakāpes daudzas no šīm darbībām var būt daļa no tā priekšlikumi. Mazāk formālām sanāksmēm jums būs jāpievērš uzmanība lēmumiem, kas nav skaidri formulēti.
   • Īsi norādiet lēmuma pamatojumu, ja tāds ir.

7. 
   

   
   Reģistrējiet visus procedūras noteikumus un procedūras jautājumus. Ikreiz, kad tiek izteikti iebildumi pret procesu, ņemiet vērā visu iebildumu un principu, uz kuru tas balstās, kā arī pilnu prezidenta pieņemto lēmumu.
   • Atcerieties iekļaut atsauces uz procedūras kodeksu neatkarīgi no tā, vai piemērojat statūtus vai organizācijas protokolu.

8. 
   

   
   Ziniet, kad rakstīt diskusiju kopsavilkumus. Tas būs jādara tikai pēc skaidri izteikta pieprasījuma. Oficiāli ziņojums atspoguļo to, kas ir bijis fakts nevis tas, kas ir bijis minētā . Tomēr jums jāņem vērā jūsu organizācijas unikālās prasības.
   • Veicot piezīmes, centieties būt objektīvs neatkarīgi no apstākļiem. Rakstiet konkrētus punktus, nevis jūtas. Samaziniet īpašības vārdu un adverbu lietojumu. Jūsu mērķis ir uzrakstīt sausu, faktoloģisku un dažreiz bez garšas dokumentu!
   • Diskusiju kopsavilkumam nevajadzētu būt nominējošam. Tāpēc izvairieties no runātāju vārdu pieminēšanas debatēs. Tas ir īpaši svarīgi, ja karstas debates laikā negodīgs runātājs varētu aizskart dažu jūtas.

9. 
   

   
   Sēdes beigās. Ņemiet vērā laiku, kurā sanāksme tiek atlikta. Atcerieties paņemt visas ziņojumu kopijas vai atgādināt cilvēkiem, lai tās jums nosūta.
   • Pārskatiet savas piezīmes, lai pārliecinātos, ka viss ir skaidrs un neko neesat aizmirsis. Šis ir laiks, kad uzdot savus jautājumus pirms dalībnieku aiziešanas.

3. daļa Protokola sastādīšana

1. 
   

   
   Sāciet rakstīt pēc iespējas ātrāk. Vislabāk ir aprakstīt minūtes tūlīt pēc sanāksmes, ja vien notikumi jūsu atmiņā vēl ir svaigi.

2. 
   

   
   Izmantojiet datoru, lai ierakstītu sapulces piezīmes. Jūs, iespējams, jau esat to izdarījis, ja sesijas laikā pierakstījāt piezīmjdatoru klēpjdatorā. Saglabājiet piezīmes un sāciet jaunu dokumentu. Jūs varat salīdzināt tos ar minūtēm, novietojot tos blakus.

3. 
   

   
   Skaidri aprakstiet piezīmes rindkopās. Par katru jaunu ierosinājumu, jaunu lēmumu vai darba kārtības punktu jāizskata atsevišķs punkts. Operācijas laikā pārbaudiet, vai:
   • esat ievērojis pareizrakstības un gramatikas noteikumus, pat ja vajadzības gadījumā izmantojat pareizrakstības korekciju,
   • jūs esat vienā un tajā pašā laikā izmantojis visu e - gan pagātni, gan tagadni, bet nekad vienā un tajā pašā dokumentā nepārslēdzaties no viena uz otru,
   • jūs esat objektīvs, citiem vārdiem sakot, jūsu viedoklim nekad nevajadzētu parādīties protokolā, jo jūs mēģināt izveidot objektīvu dokumentu, kas paredzēts visiem,
   • jūs izmantojāt vienkāršu un precīzu vārdu krājumu un aizvietojāt neskaidros terminus ar atbilstošiem vārdiem, vienlaikus izvairoties no ziedu izteicienu izmantošanas,
   • jūs pieminējāt tikai veiktās darbības, nevis debates, ja vien jums nelūdza tās ierakstīt, jo jums jākoncentrējas uz to, kas bija fakts nevis uz to, kas ir bijis minētā,
   • skaidrības labad esat numurējis lapas.

4. 
   

   
   Izdaliet dalībniekiem protokola projekta kopiju. Nosūtiet kopiju katram dalībniekam, izmantojot kontaktinformāciju laika kontrollapā. Ja jums nav kontaktinformācijas, sapulces koordinatoram vajadzētu būt iespējai to jums paziņot.

5. 
   

   
   Apstipriniet sanāksmes protokolu. Jums var lūgt nākamajā sanāksmē to izlasīt skaļi un iesniegt apstiprināšanai. Ja priekšlikumu pieņem, ņemiet vērā, ka protokols ir pieņemts.
   • Ja pārskats tiek grozīts pirms tā apstiprināšanas, veiciet izmaiņas un dokumenta beigās atzīmējiet, ka tas ir mainīts, neaprakstot veiktās izmaiņas.
   • Ja grozījumu priekšlikums tiek iesniegts pēc protokola apstiprināšanas, norādiet precīzu priekšlikuma saturu un lēmumu par tā pieņemšanu vai noraidīšanu.

4. daļa Sanāksmju protokolu veidņu izmantošana

1. 
   

   
   Apmeklējiet vietni, kas piedāvā sanāksmju protokolu paraugus. Šīs veidnes ietaupīs laiku un ļaus izvairīties no kļūdām.

2. 
   

   
   Nepieciešams laiks, lai pārskatītu savas vietnes. Izmantojiet katra piedāvātās iespējas, lai atrastu sev piemērotāko modeli.
   • Ja jums ir nepieciešams noteikta veida modelis, piemēram, pašreizējais vai standarta modelis, veiciet izpēti un lejupielādējiet izvēlēto modeli, noklikšķinot uz pogas "lejupielādēt" vai uz pogas "izmantot veidni". Saglabājiet to viegli atrodamā vietā, lai to nepazaudētu.

3. 
   

   
   Piekļūstiet failam. Kad esat pabeidzis lejupielādi, izsaiņojiet failu un atveriet to “Microsoft Word” vai “Excel”. Ērtībai un kvalitātei izmantojiet jaunāko Microsoft Word versiju. Atjauninot programmatūru, tas jums būs vieglāk, vienlaikus ļaujot izmantot jaunas funkcijas.

4. 
   

   
   Galvenei pievienojiet sava uzņēmuma logotipu un autortiesību simbolu. Noņemiet logotipa paraugu no veidnes un noteikti izlasiet lejupielādes vietnes lietošanas noteikumus. Vai jūs nevēlaties nonākt juridisko problēmu priekšā?

5. 
   

   
   Mainiet virsrakstu. Nosaukuma apgabalā iezīmējiet vārdus "tikšanās nosaukums" un ievadiet faktisko minūtes protokola nosaukumu.

6. 
   

   
   Mainiet dokumenta noformējumu (nav obligāti). Lai padarītu modeli pievilcīgāku, varat mainīt krāsas vai izvēlēties citu motīvu. Tas ir vienkārši: atrodiet cilni “Izkārtojums” un noklikšķiniet uz sadaļas “krāsas un motīvi”. Tādā veidā jūs varat mainīt modeļa izskatu un pat izvēlēties krāsas, kas atbilst jūsu uzņēmuma logotipam.

7. 
   

   
   Ievadiet sadaļu subtitrus. Jāaizpilda vairāki lauki. Jums var būt nepieciešams vairāk lauku vai labāk mainīt e. Pielāgojiet tos atbilstoši savām vajadzībām.

8. 
   

   
   Saglabājiet veidni klēpjdatorā. Tādējādi sesijas laikā varat to izmantot, lai uzrakstītu minūtes. Ja turpināsit lietot “Microsoft Office”, viss notiks ātrāk un vienkāršāk, un sanāksmei varēsit sekot daudz organizētāk un precīzāk nekā iepriekš. Varat arī izdrukāt veidni, lai ņemtu ar roku rakstītas piezīmes, taču pārliecinieties, vai jums ir pietiekami daudz vietas nepieciešamās informācijas rakstīšanai.

9. 
   

   
   Pārbaudiet savu modeli. Apsveicam! Jūsu ziņojuma paraugs ir pabeigts. Jūsu produktivitātei un precizitātei vajadzētu eksponenciāli uzlaboties tagad, kad jums ir modelis, kas jāievēro, un tas palīdz organizēt idejas. Tāpat kā jebkura projekta gadījumā, pārskatiet sava modeļa informāciju, lai identificētu neprecīzus vai trūkstošus priekšmetus. Tiklīdz viss ir kārtībā, varat to izmantot nākamajās sanāksmēs.