Kā organizēt savu biroju

Saturs

• posmi
• 1. daļa Iztukšojiet biroju
• 2. daļa Biroja pārkārtošana
• 3. daļa Efektivitātes veicināšana

Kā bieži tiek teikts, "netīrs rakstāmgalds ir nesakārtota gara pazīme". Uzturot tīru, organizētu darbvietu, būs neticami liela ietekme uz jūsu produktivitāti, fokusu un spēju atrast visu nepieciešamo. Jūs varat būt pārsteigts par savu darba efektivitāti pēc tam, kad esat sakopis putru uz sava galda. Viss, kas jums nepieciešams, ir mazs laiks, disciplīna, lai izmestu lietas, kas jums nav vajadzīgas, un sistēma, lai pārliecinātos, ka viss der.

posmi

1. daļa Iztukšojiet biroju

1. Sāciet no nulles. Jums būs vieglāk to organizēt, ja jūs sākat ar tukšu biroju. Noņemiet visu, kas uz tā atrodas. Noņemiet objektus no atvilktnēm (ja tādas ir). Novietojiet visu uz atsevišķa galda vai uz grīdas, lai vēlāk varētu kārtot. Kad esat noņēmis visas savas lietas no biroja, būs vieglāk iedomāties, kā vēlaties to organizēt.
   • Droši vien jums būs nepieciešams ilgāks laiks, lai kārtotu lietas, kas atrodas uz galda viens pēc otra, un izlemtu, kuras izmest.

2. 
   

   
   Iztīriet biroju no augšas uz leju. Izbaudi, ka tukšais birojs ir kārtīgs. Notīriet virsmu un notīriet to ar vairāku virsmu tīrīšanas līdzekli. Apstrādājiet ieskaujos traipus un pulējiet skrāpējumus uz koka galdiem. Kad tas būs izdarīts, tas izskatīsies kā jauns.
   • Pirms sākat tīrīšanu, pārliecinieties, ka viss no biroja ir noņemts. Pretējā gadījumā jums būs jātīra ap bazāru.

3. 
   

   
   
   
   Izmetiet vecās lietas, kuras nelietojat. Izņemiet visas lietas, kas jums ir ārpus biroja, un sadaliet tās divās kaudzēs: vienu lietām, kuras iemetīsit miskastē, un citām lietām, kuras vēlaties paturēt. Nepārvietojiet. Atbrīvojieties no pēc iespējas vairāk nevajadzīgām lietām, līdz esat palicis bez kailām lietām. Tādā veidā jums būs vieglāk uzturēt savu galdu tīru.
   • Cilvēki bieži tiek piesaistīti priekšmetiem, kurus viņi neizmanto un kas viņiem nav pieraduši. Sakaujiet nevajadzīgus darījumus, lai pēc iespējas vairāk sniegtu mieru.
   • Tīrot biroju, neaizmirstiet mest atkritumus, kurus atradāt. Viņi var arī rēķināties ar lielu daļu no traucējumiem.

   
   

   
   Atjauniniet savu vietu. Apskatiet savu galdu un atrodiet visu, kas ir novecojis. Tas ietver kalendārus no iepriekšējiem gadiem, vēstules, uz kurām esat atbildējis vai uz ko neesat atbildējis, un pat vecus fotoattēlus. Aizstāt šos objektus ar atjauninātajām versijām. Mest tos miskastē vai glabājiet īpašā vietā. Visam uz jūsu galda jābūt jaunam un gatavam lietošanai.
   • Jums ir tiesības turēties pie lietām, kurām ir sentimentāla vērtība. Ja jums ir vecs fotoattēls, dāvana vai suvenīrs, kuru vēlaties glabāt, glabājiet to drošā vietā un neļaujiet tam sakrauties uz sava galda.

2. daļa Biroja pārkārtošana

1. 
   

   
   
   
   Mainiet sava biroja izkārtojumu. Tagad ir pienācis laiks nodot savas lietas atpakaļ uz galda, bet jums tās nav jāliek atpakaļ tur, kur tās bija. Padomājiet par jauniem veidiem, kā reorganizēt savu biroju, lai izmantotu jums pieejamās telpas priekšrocības. Jūs varētu nolemt novietot lietas viņu vietā, bet pretējā biroja pusē vai arī varētu izvēlēties tām jaunu atrašanās vietu. Izstrādājiet izkārtojumu, kas palīdzēs jums koncentrēties, kamēr strādājat.
   • Jūsu lietu pārkārtošana uz rakstāmgalda ir nelielas izmaiņas, kurām tomēr vajadzētu būt monotonijai, kuru jūtat, sēžot darbā un vienmēr redzot vienas un tās pašas lietas tajās pašās vietās.
   • Ķīnā ir pat māksla, kas veltīta ikdienas dzīves objektu organizēšanai. Tas ir "fen šui", un šī terapeitiskā psiholoģiskā iedarbība ir labi pierādīta.

2. 
   

   
   Piepildieties ar jaunu biznesu. Vai jums trūkst papīra, pildspalvu vai skavu? Dodieties uz biroja piederumu veikalu un izvēlieties nepieciešamo aprīkojumu. Izveidojiet sarakstu, lai neko neaizmirstu. Koncentrējieties uz lietām, kuras izmantojat daudz, un mēdzat ātri izsīkt. Kad laiks strādāt, jums būs viss nepieciešamais.
   • Pat ja jūsu darba vieta nodrošina jūs ar visiem nepieciešamajiem biroja piederumiem, jums vajadzētu turēt tos, kas pieder jums, piemēram (piemēram, iecienītākais pildspalvas tips var padarīt jūs ērtāku).

3. 
   

   
   Padomājiet par sava biznesa organizāciju. Kad esat ieguvis labu priekšstatu par izskatu, kuru vēlaties piešķirt savam birojam, izveidojiet tur savu biznesu, lai palielinātu savu produktivitāti, vienlaikus novēršot jebkādu putru. Piemēram, rezervējiet datora vidu birojam, vienlaikus turot rokai svarīgos objektus un dokumentus. Papildus darba atvieglošanai tas palīdzēs jums netērēt laiku savu mantu meklēšanai, jo tās tiks loģiski glabātas.
   • Jūsu intuīcija parasti ir jūsu labākais ceļvedis, lai pastāstītu, kur jums vajadzētu iesaiņot savas lietas. Ja jūs meklējat noteiktas lietas noteiktās vietās, šī, iespējams, ir labākā vieta, kur tās novietot.

   
   

   
   Pievienojiet nelielu stilu. Jūsu mērķis ir iegūt tīru un organizētu biroju, taču tas nenozīmē, ka tam ir jābūt garlaicīgam. Pievienojiet dažus dekoratīvus pieskārienus, lai tas iegūtu vairāk personības. Daži foto rāmji, neliela statuja vai jautra kafijas tase var atdzīvināt vietu un padarīt to siltāku.
   • Ja strādājat kastē vai birojā, varat atvest dažus sadzīves priekšmetus, lai cīnītos ar darba noskaņu.
   • Pakariet plakātus un plakātus pie sienas, kas motivēs jūs smagi strādāt.

3. daļa Efektivitātes veicināšana

1. 
   

   
   Saglabājiet pirmās nepieciešamības preces pa rokai. Ja jūs saprotat, ka, lai sasniegtu kādu objektu, jums bieži jāpārvietojas, jums jāpārliecinās, ka tas paliek pieejamāks. Padomājiet par darbībām, kuras bieži veicat, lai sasniegtu kaut ko uz sava galda, un sakārtojiet savas lietas svarīguma secībā. Šīs pieejas izmantošana atvieglos jūsu uzņēmuma atrašanu un izmantošanu.
   • Pildspalvas un zīmuļi, papīrs, piezīmju grāmatiņas, sakaru ierīces un digitālie piederumi jāuzglabā atklātās vietās vai vietā, kur tos viegli sasniegt.
   • Atdaliet zīmuļus un pildspalvas krūzītē, lai tie būtu kopā un gatavi lietošanai, neaizņemot pārāk daudz vietas.
   • Atstājiet saspraudes un skavotājus printera tuvumā vai vietā, kur apstrādājat dokumentus.
   • Jūs varētu nopelnīt līdz stundai dienā, samazinot laiku, kas nepieciešams, lai jūsu lietas atrastu biroja nekārtībās.

2. 
   

   
   Glabājiet bieži lietotos priekšmetus pa rokai. Nebūtiskus priekšmetus, kurus bieži izmantojat, var uzglabāt atvilktnēs, lai jūs varētu tos izņemt, kad jums tie nepieciešami. Glabājiet augšējās atvilktnes lietām, kas aizņem vietu, un lietām, kuras jūs bieži izmantojat, bet kas nav jāglabā uz galda.
   • Piemēram, jums var šķist, ka darba pabeigšanai biežāk izmantojat datoru, planšetdatoru vai citas elektroniskas ierīces nekā pildspalvas vai papīru. Šajā gadījumā šie sekundārie materiāli ir jāuzglabā pa rokai, lai uz galda būtu vietas jūsu elektroniskajām ierīcēm.
   • Ja jums ir daudz mazāku priekšmetu, varat iegādāties atvilktņu uzglabāšanas paplātes. Viņi pielāgosies telpai pēdējā, un viņiem ir dažāda lieluma nodalījumi, lai visas jūsu mantas būtu redzamas un labi organizētas.
   • Izveidojiet sev mentālu sarakstu ar katras lietas prioritāro atrašanās vietu. Ja kādu priekšmetu izmantojat bieži vai ir svarīgi, lai tas būtu pie rokas, varat to atstāt uz sava galda. Ja jums to vajag tikai laiku pa laikam, varat to droši glabāt atvilktnē. Ja jūs to reti lietojat vai tas neiederas uz galda, jums jāatrod cita vieta, kur to glabāt.

   
   

   
   Glabājiet nevajadzīgu putru prom no biroja. Neatkarīgi no tā, ko jūs nolemjat paturēt, bet ko jūs bieži nelietojat, tas ir jāuzglabā citur, lai tie neuzkrātos un neapgrūtinātu jūs.Tas ietver jūsu personīgās mantas, uzkodas, dzērienus un sīkrīkus, kurus izmantojat tikai retos gadījumos. Rakstīti dokumenti jāuzglabā mapēs, kuras jūs kopā sakārtojat nelielā skapī, bet pārējie jāglabā apakšējā atvilktnē vai citā skapī, ja jūs to negrasāties izmantot. Cik vien iespējams, nelieciet lietas uz sava galda, izņemot nepieciešamās.
   • Mēģiniet izmantot ieradumu uzglabāt savas mantas pēc to izmantošanas. Pretējā gadījumā tie mēdz uzkrāties uz jūsu galda vai ātri piepildīt jūsu atvilktnes, ja jūs nepievēršat uzmanību.

3. 
   

   
   Dokumentiem izmantojiet pasta grozu. Lai jums būtu vieglāk tikt galā ar visiem dokumentiem, jums jāiegulda pasta grozā. Tie ir sekli daudzlīmeņu grozi, kas ļauj izvēlēties vienu stāvu neseniem dokumentiem un otru - atgriešanai paredzētiem dokumentiem, kā arī neatbildētiem sūtījumiem vai jau atdotiem dokumentiem. Glabājot dokumentus pasta grozā, mapēs un nelielā skapītī, jūs izvairīsities no galda sagraušanas zem papīriem.
   • Pasta grozs vai vairāki grozi, kas sakrauti viens virs otra, var palīdzēt novērst jucekli, ko rada dokumenti uz jūsu galda.
   • Rezervējiet iepirkumu grozu dokumentiem, kurus esat aizpildījis vai jāaizpilda, citu - pastam, uz kuru jums ir jāatbild vai uz kuru jau esat atbildējis utt.

4. 
   

   
   Turiet kontroli pār kopīgi izmantoto darba zonu. Dažiem cilvēkiem darbā ir jāizmanto koplietošanas birojs vai dalītā kaste, pretējā gadījumā jūsu birojs var nonākt pie citiem galdiem, atstājot jums diezgan ierobežotu darba vietu. Jūs joprojām varat veikt pasākumus, lai kontrolētu šo koplietoto vietu.
   • Pirmkārt, jums jāpārliecinās, ka jums ir skaidri noteikti ierobežojumi tam, kam kas pieder. Tad jūs varat sākt organizēt savu sadaļu, maksimāli palielinot tās glabāšanu un efektivitāti.
   • Uzlieciet atzīmi uz personīgajiem priekšmetiem un turiet tos blakus vietai, kur sēdējat. Identificējiet dokumentus, kas jums pieder, un glabājiet tos atsevišķās mapēs, kuras pēc tam ievietosit atvilktnēs vai skapī.
   • Izlemiet par kopēju telpu, lai glabātu kopīgotās mantas, lai traucējumi netraucētu lēnām notikt jūsu personīgajā telpā.
   • Nēsājiet somu vai dvieli, lai palīdzētu uzglabāt savas mantas. Ja strādājat koplietošanas telpā, iespējams, ka uz galda un atvilktnēm nevarēsit uzglabāt tik daudz piederumu un piederumu, cik vēlaties.
   • Iegūstiet ieradumu regulāri uzglabāt un tīrīt, lai kopīgais birojs vai darba vieta būtu tīra. Jo vairāk cilvēku koncentrējas slēgtā telpā, jo vairāk atkritumu, dokumentu un nekārtību uzkrājas.

• Organizējot biroju darbā, glabājiet vismaz personiskos priekšmetus un rotājumus. Jo vairāk objektu jums būs uz darbvirsmas, jo vairāk vietas jutīsities haotiski un nesakārtoti.
• Pārliecinieties, ka atrodat biroja krēslu, kas sniedz labu atbalstu jūsu mugurai. Ja neuzturat labu stāju, tas var ietekmēt jūsu veselību un garastāvokli.
• Iestatiet glabāšanas sistēmu, lai vienmēr zinātu, kas jau ir pabeigts, kas jāpabeidz un ko varat izmest. Organizējiet projektus, ņemot vērā to nozīmīgumu un progresu.
• Glabājiet makulatūras grozu netālu no biroja, lai to nekavējoties iznīcinātu. Ja jūs to atliksit, tie uzkrājas.
• Ielieciet etiķetes uz atvilktnēm, lai uzzinātu, kur atrodas jūsu lietas, lai jums nebūtu jāmeklē visur, kad vien jums tās ir vajadzīgas.
• Pērciet un izmantojiet vienkāršas uzglabāšanas kastes, lai palīdzētu pārvaldīt putru. Daži priekšmeti jums būs jāpatur pie rokas, tos kaut kur glabājot. Jūs varat tos ievietot zem galda, blakus vai pat citā telpā.
• Ja jums patīk ķeksēt, varat mēģināt izgatavot pats savus glabāšanas palīglīdzekļus ar unikāliem un personalizētiem materiāliem.
• Ja jums uz galda nav pietiekami daudz vietas lampai, iegādājieties to ar knaibles, kurus piestiprināt pie malas.
• Atbrīvojieties no iespējamās uzmanības novēršanas. Tas palīdzēs jums palikt garīgi organizētiem.
• Lai sakārtotu dokumentus, iegādājieties kartotēku, caurumu perforatoru un dalītājus.
• Ja darbvirsmā ir dators, faili ir jāorganizē. Jums vajadzētu apsvērt arī datora un klēpjdatora iekšpuses tīrīšanu.
• Centieties noturēt piezīmju blociņu parocīgu gadījumam, ja vēlaties kaut ko uzrakstīt.

• Pārliecinieties, ka atcerieties, kur glabājat savas lietas. Ja jums ir daudz rīku, sīkrīku vai mapju, kas jums jāatceras, varat izveidot sarakstu ar visām lietām, kas atrodas jūsu birojā, lai palīdzētu jums saglabāt sakārtotību.
• Netīrumi uz jūsu galda samazinās jūsu produktivitāti. Iet viegli, un jūs savā darbā būsit efektīvāks.