Kā atbildēt uz mana priekšnieka tālruņa zvanu

Saturs

• posmi
• 1. daļa Profesionālās etiķetes praktizēšana pa tālruni
• 2. daļa Pārrunas ar savu vadītāju
• 3. daļa Atbildēšana uz tālruņa zvanu ārpus darba laika

Tālruņa zvana saņemšana no priekšnieka dažreiz rada satraukumu, it īpaši, ja tas bieži vien jūs nervozē un liek zaudēt uzticību. Labākais veids, kā atbildēt uz darba devēja tālruņa zvaniem, ir vienmēr praktizēt profesionālo etiķeti pa tālruni un vienmēr būt gatavam pieņemt uzdevumus un atbildēt uz jautājumiem, kas saistīti ar viņu darbu.

posmi

1. daļa Profesionālās etiķetes praktizēšana pa tālruni

1. 
   

   
   Uzņemiet zvanu. Pirms paņemšanas ļaujiet tālrunim zvana divas līdz trīs reizes. Tas viņam radīs iespaidu, ka esat aizņemts un labi darbojaties. Zvaniet pārāk agri, radiet iespaidu, ka neesat ļoti aizņemts vai vispār neko nedarāt, pārāk ilgi gaidot, pirms to darāt, liek domāt, ka zvanītājs jums nav prioritāte.
   • Atcerieties piemērot šo noteikumu katru reizi, kad atrodaties profesionālā vidē, neatkarīgi no tā, kurš jums zvana. Neveiciet vai nepiemērojiet tās ērtības noteikumus tikai tad, kad jūsu priekšnieks mēģina sazināties ar jums pa tālruni, bet gan ar visiem, ieskaitot jūsu kolēģus, klientus un piegādātājus, kuri būs uztveramāki, ja izturēsities atbilstoši. Turklāt nekad nevar droši zināt, kad darba devējs piezvanīs jums no citas līnijas.

2. 
   

   
   
   
   Sveiciniet viņu profesionāli. Atbildot uz tālruni, centieties būt pēc iespējas profesionālākam un patīkamākam. Piemēram, ja jums zvana jūsu līdzstrādnieki vai darba devējs, sakiet: “Šeit Žans Poissons. Kā es varu jums palīdzēt? "
   • Ja jūs strādājat lielā organizācijā ar vairākiem departamentiem, apsveikumā norādiet savas nodaļas vai nodaļas nosaukumu. Sakiet: “Šeit Žans Puasons no komercijas departamenta. Ko es varu darīt jūsu labā? "
   • Atbildot uz tālruņa zvanu no ārējās līnijas, ievadiet sava uzņēmuma nosaukumu, pat ja domājat, ka jūsu priekšnieks, iespējams, zvana jums. Piemēram, sakiet: “sveiks! Šeit ABC Service, Jean Poisson uz ierīci. Kā es varu jums palīdzēt? "

3. 
   

   
   Norijiet ēdienu vai iesmidziniet košļājamo gumiju. Izdariet to vislabāk pirms tālruņa paņemšanas, bet, ja nevarat to izdarīt savlaicīgi, pabeidziet darbību visne diskrētākajā un klusākajā veidā. Saruna ar košļājamo gumiju vai ēdienu mutē nav piemērota un rada sliktu paštēlu. Labāk sarunu biedrs to sapratīs.

4. 
   

   
   
   
   Runājiet skaidri un tieši mikrofonā. Tas palīdzēs jums izvairīties no saziņas problēmām starp jums un jūsu vadītāju, kas vēlāk var radīt problēmas. Turklāt jūsu priekšnieks būs neapmierināts, ja viņam būs problēmas ar jums sazināties skaņas problēmas vai sliktas audio kvalitātes dēļ.
   • Atcerieties arī smaidīt, atbildot un runājot pa tālruni. Lielākā daļa zvanītāju, ieskaitot jūsu priekšnieku, zinās, ka jūs smaidāt ar savu balsi un toni. Tas pozitīvi ietekmēs jūsu priekšnieku, it īpaši, ja jūs strādājat nozarē, kas saistīta ar pārdošanu un klientu apkalpošanu.

5. 
   

   
   Pievērsiet tam visu savu uzmanību. Esiet ļoti uzmanīgs, runājot pa tālruni ar savu priekšnieku. Pārtrauciet visu, ko jūs darāt, pat ja tas ir uzdevums, kuru viņš jums agrāk bija devis. Esiet gatavi klausīties, kas viņam ir jums jāsaka.
   • Kopumā, sazinoties ar savu priekšnieku, izvairieties no uzmanības novēršanas no ārējiem faktoriem. Piemēram, ja kāds no kolēģiem ienāk jūsu kabinetā, kamēr jūs runājat pa tālruni, pasakiet viņam ar pieklājīgu žestu, ka šobrīd nevarat ar viņu runāt.

2. daļa Pārrunas ar savu vadītāju

1. 
   

   
   Veikt piezīmes. Paņemiet piezīmju grāmatiņu un esiet gatavs veikt piezīmes, kad tērzējat ar viņu. To darot, jūs varēsit jebkurā laikā būt gatavs piezīmēt visu svarīgo informāciju, ko viņš ar jums vēlētos paziņot sarunas laikā, piemēram: laiku, datumu, adreses vai norādījumus par konkrētu uzdevumu. Tas ļaus arī pierakstīt visus svarīgos jautājumus, kurus jūs viņam gribētu uzdot pretī.
   • Vienmēr atcerieties, ka uz galda, augšējā atvilktnē vai viegli pieejamā vietā ir piezīmju bloks un pildspalva. Netālu esošā piezīmju grāmatiņa ļaus jums ierakstīt svarīgu informāciju katru reizi, kad veicat ieplānotu vai neplānotu tālruņa zvanu.
   • Ja jums nav piezīmjdatora, bet sēdējat datora priekšā, atveriet tukšu lapu vai Word dokumentu un izdariet piezīmes tā, it kā jūs lietotu piezīmju grāmatiņu. Tomēr ņemiet vērā, ka viņš varēs dzirdēt jūsu rakstīto, tāpēc esiet ļoti uzmanīgs un uzmanīgi klausieties, lai viņš mazāk tiecas domāt, vai tastatūras skaņas tiešām ir saistītas ar jūsu sarunu.

2. 
   

   
   Palieciet mierīgi. Uz brīdi elpojiet dziļi un mierīgi un izdzeriet ūdeni, cik nepieciešams, lai jūs nomierinātu. Pa tālruni ir viegli atpazīt nemierīgo cilvēku, it īpaši, ja viņa smagi elpo vai viņai ir dreboša, vilcinoša balss. Uzturēšanās mierīga palīdzēs arī justies pārliecinātākam un kontrolēt situāciju.
   • Ja zināt, ka darba devējs drīz jums piezvanīs, atbrīvojiet sevi no uztraukumiem, nedaudz pastaigājoties pirms zvana saņemšanas. Celieties un nedaudz pastaigājieties savā birojā vai servisā, tas jums palīdzēs. Tikai pārliecinieties, ka atgriezīsities laikā, kad būsit piezvanījis.
   • Ja jūtat vajadzību ātri nomierināties pirms zvana vai sarunas laikā, veiciet dažas dziļas elpas. Ieelpojiet pēc iespējas lēnāk caur degunu četras līdz piecas sekundes. Turiet elpu vēl trīs sekundes, pēc tam uzmanīgi izelpojiet vēl četras līdz piecas sekundes. Skābekļa ieelpošana palīdzēs mazināt spriedzi un ļaus notīrīt galvu.

3. 
   

   
   Visu laiku praktizējiet aktīvu klausīšanos. Tā kā viņš nerunā ar tevi sejā, ir svarīgi, lai tu skaidri saprastu visu, ko viņš tev pa tālruni saka. Nevilcinieties lūgt viņu atkārtot un izskaidrot lietas, kuras neesat dzirdējis vai sapratis.
   • Patiesībā lūdziet paskaidrojumus vai laiku pa laikam apstipriniet dažas detaļas, pat ja saprotat viņa norādījumus. Pirms pakārt, vienkārši mēģiniet apkopot instrukcijas saviem vārdiem. Praktizējot aktīvu klausīšanos, jūs viņam parādīsit, ka uzklausāt viņu uzcītīgi un esat profesionāls.

4. 
   

   
   Īsi atbildiet viņam. Neejiet ap krūmu, dodieties taisni uz punktu un tieši atbildiet viņam. Tas rada iespaidu, ka esat labi sagatavojies, un ļaus jūsu priekšniekam koncentrēties uz viņa zvana mērķi, pārāk neraizējoties. Vairumā gadījumu jūsu darba devējs ir ļoti aizņemts un zvana jums tikai tāpēc, ka vēlas no jums konkrētu informāciju. Ja vien viņš īpaši nelūdz jums sniegt viņam visu informāciju, dodiet viņam tieši to, ko viņš vēlas.
   • Atkal tas nenozīmē, ka jums vajadzības gadījumā nevajadzētu lūgt paskaidrojumus. Jūsu darba devējs noteikti ir ļoti aizņemts, bet labāk ir tērēt 60 sekundes vairāk, tagad uzdodot jūsu jautājumu, nekā pavadīt stundas labojot savas kļūdas ar savu priekšnieku. Ja jums ir daudz jautājumu, kas jāuzdod, bet nav pietiekami daudz laika, uzdodiet savam vadītājam, vai varat tuvināties konkrētam kolēģim vai iepazīties ar rakstisku dokumentu, lai būtu vairāk informēts.

5. 
   

   
   Izdariet verbālos pateicienus. Dariet to visas sarunas laikā. Verbāli pateicieni ir tādi izteikumi kā "jā", "piekrītu", "es saprotu" un "es redzu". Viņi visi parāda, ka jūs to aktīvi klausāties.
   • Protams, šie verbālie padomi sarunas laikā jāizdara noteiktā laikā. Pirms rīkoties, pagaidiet pārtraukumu pēc instrukcijas vai paskaidrojuma.

6. 
   

   
   Visu sarunu laikā izturieties pozitīvi. Pozitīva un dinamiska attieksme parāda jūsu priekšniekam, ka esat pārliecināts, kompetents un nebaidāties stāties pretī darba izaicinājumiem. Piemēram, ja viņš aicina jūs apspriest kādu problēmu, runājiet ar viņu par iespējamiem risinājumiem, kurus varat ieviest.
   • Esiet pēc iespējas atsaucīgāks, pat ja viņš kritizē jūsu darbu vai attieksmi. Pieņemiet kritiku, apkopojot to ar saviem vārdiem, pēc tam pārrunājiet, kā to labot. Jūs varat godīgi izteikt savas bažas par turpmāko virzību, bet izvairieties no attaisnojumiem pagātnes kļūdām vai problēmām.
   • Noformulējiet savu teikumu, izmantojot vietniekvārdu “es”, nevis “jūs”, kad vēlaties izteikt savas bažas vai izskaidrot iepriekšējās problēmas. Tas ļaus jūsu vadītājam nelikt sevi aizsardzībā, atbildēt jums negatīvi vai uz dusmu sitienu. Piemēram, ja viņš aicina jūs pārrunāt ar jums kādu uzdevumu, kuru jūs nespējāt paveikt savlaicīgi, sakiet: “Man bija problēmas ar vajadzīgās informācijas apkopošanu”, nevis sakot “tu laicīgi nesniedza man nepieciešamo informāciju ".

7. 
   

   
   Paldies viņam. Atcerieties pateikties pavāram, ka esat veltījis laiku jums piezvanīšanai. Lai gan viņš ir tas, kurš jūs sauca, nevis otrādi, pateicība, ka viņš jums piezvanīja, ir lielisks veids, kā parādīt viņam jūsu atzinību par laiku, ko viņš vai viņa jums ir piešķīris. Piemēram, sakiet: “Es zinu, ka jums ir aizņemta diena, paldies, ka veltījāt laiku man piezvanīt. "
   • Dariet to katru reizi, kad vadītājs jums piezvana, un it īpaši, kad viņš to dara, lai izteiktu bažas, kritizētu jūsu darbu vai izskaidrotu projektu. Mērķis ir parādīt jums, cik dedzīgi jūs veicat uzticētos uzdevumus, un pateikties viņam par veltīto laiku jums ir veids, kā atzīt, ka viņa aicinājums palīdzēs jums labi paveikt darbu.

3. daļa Atbildēšana uz tālruņa zvanu ārpus darba laika

1. 
   

   
   Atbildiet uz zvanu, ja iespējams. Ja jūsu priekšnieks piezvana jums pēc darba stundām, paņemiet un pārrunājiet ar viņu, ja tas netraucē citām jūsu prioritātēm. To darīt ir vēl svarīgāk, ja šajā amatā esat bijis mazāk nekā sešus mēnešus.
   • Jūsu vēlme sazināties ar savu priekšnieku pēc regulārām darba stundām parādīs, cik ļoti esat veltīts savam biznesam un darbam.
   • Ja jūs nevarat atbildēt uz viņu, kad viņš jums zvana, parakstiet viņu, cik drīz vien iespējams. Ideālā gadījumā jūs klausītos atstāto balsi un zvana pēc iespējas ātrāk. Atkarībā no uzņēmuma kultūras un zvana veida jums vajadzētu būt iespējai saņemt, nosūtot e-pastu vai e-pastu, lai izskaidrotu, kāpēc jūs nevarējāt pieņemt viņa zvanu, ja nevarat viņu atzvanīt.

2. 
   

   
   Pārskatiet savu korporatīvo kultūru. Dažos uzņēmumos darba devējs pieprasa darbiniekam uzturēt kontaktus pa tālruni un e-pastu neatkarīgi no laika vai dienas. Lai gan tas var šķist negodīgi, jums tomēr būs jāpieņem tas kā daļa no jūsu uzņēmuma kultūras, ja vēlaties turpināt strādāt pie tā.
   • Ja nezināt, kādus noteikumus ievērot, iepazīstieties ar kolēģiem. Jūs varat uzzināt, ka varat atbildēt dažas stundas, pirms reaģējat, vai arī visi reaģē nekavējoties. Atrodiet pareizo informāciju un izmantojiet to.

3. 
   

   
   Palieciet pozitīvi un rīkojieties atbilstoši situācijai. Vienmēr esiet pieklājīgs un pozitīvs, klausoties savu darba devēju, pat ārpus darba laika. Tomēr, pirms izlemt, kā uz to reaģēt, jums ir jāizvērtē katra situācija atsevišķi.
   • Piemēram, ja jūsu darba devējs kritizē jūs vai dod jums norādījumus par darbu, sarunas laikā izdariet piezīmes, bet nevilcinieties turpināt savas ārpusprofesionālās aktivitātes, kad saruna ir beigusies. Ja viņa dotais uzdevums jums nav steidzams, varat to atcelt un veikt normālā darba laikā.
   • No otras puses, ja tā ir ārkārtas situācija, jums vienlaicīgi jāpieliek sevi un jāatrisina problēma, nezaudējot sekundi, atbilstoši jūsu priekšnieka vēlmēm.

4. 
   

   
   Novērtējiet savu apmierinātību ar darbu. Jūsu priekšnieks nevar pamatoti gaidīt, ka esat pieejams 24 stundas diennaktī, 7 dienas nedēļā, tomēr nav garantijas, ka viņa cerības būs pamatotas. Ja priekšnieks jums regulāri zvana pēc stundām, un tas jums liek justies neērti vai nemierīgi, apsveriet iespēju meklēt citu darbu.
   • Izslēdziet savu mobilo tālruni, ja zināt, ka darba devējs piezvanīs pēc stundām, bet, ja vien jums nav arodbiedrības, iespējams, ka jūs jebkurā laikā var atlaist. Jūsu priekšnieks var atsaukties, ja pamanīs, ka pēc darba laika jūs neatbildat uz viņa zvaniem vai nesūtāt jūs par to.