Kā uzrakstīt progresa ziņojumu

Saturs

• posmi
• 1. daļa Sāciet procesu
• 2. daļa Ziņojuma sastādīšana
• 3. daļa Izvairieties no izplatītām kļūdām

Progresa ziņojumi ir ļoti svarīgi, lai vadītu profesionālu vai akadēmisku projektu. Turklāt tie palīdzēs jums labāk informēt savus priekšniekus, kolēģus vai klientus par realizētā projekta gaitu. Jūsu ziņojumā jānorāda paveiktais darbs un veicamās darbības projekta pabeigšanai.

posmi

1. daļa Sāciet procesu

1. 
   

   
   Nosakiet pārskata mērķi. Kāds var lūgt jūs aprakstīt progresa ziņojumu vairāku iemeslu dēļ. Acīmredzot un vairumā gadījumu tas ir tas, lai parādītu progresu, ko esat paveikuši, pabeidzot konkrētu projektu. Tomēr jums vajadzēs nedaudz tuvāk apsvērt savu mērķi.
   • Ziņojums par programmas vai pētniecības projekta progresu nedaudz atšķirsies no ziņojuma par profesionālu projektu. Šajā gadījumā jums tiks lūgts sniegt informāciju, obligāti neņemot vērā citus elementus, piemēram, izmaksas, taču tas ne vienmēr notiek.
   • Ziņojums klientam atšķirsies no ziņojuma, kas rakstīts priekšniekam. Abos gadījumos jums būs jāapsver ziņojuma rakstīšanas iemesli.

2. 
   

   
   Nosakiet savu lasītāju. Kad esat uzstādījis pārskata mērķi, jums būs jāizvēlas lasītājiem nepieciešamā informācija, lai to iekļautu savā e. Progresa ziņojuma plāns būs praktiski vienāds neatkarīgi no iesniegtā temata. Tomēr jums būs jāapsver sava projekta īpatnības.
   • Kādas ir jūsu lasītāju attiecības ar projektu? Kāda ir projekta ietekme uz viņiem? Piemēram, šī ietekme būs atšķirīga, ja tas būs jūsu priekšnieks vai klients.
   • Iedomājieties lēmumu, kuru lasītāji pieņems pēc jūsu ziņojuma izlasīšanas. Piemēram, var būt loģistika, finansējums vai termiņi.
   • Nosakiet, kāda informācija jūsu lasītājiem būs nepieciešama, lai piedalītos projektā, un sekojiet tam efektīvi. Kādi ir tehniskie aspekti, kas jāzina jūsu lasītājiem? Vai viņi ir pieraduši pie žargona, ko izmanto attiecīgajā darbībā?

3. 
   

   
   
   
   Atrodiet labāko saziņas veidu ar auditoriju. Progresa ziņojums nav tikai rakstisks dokuments, kuru jūs nododat savam vadītājam vai skolotājam. Tam var būt dažādas formas.
   • Progresa ziņojums varētu būt mutiska prezentācija, ko sagatavo nedēļas vai mēneša darba sanāksmē.
   • Tas var notikt arī kā e-pasts, ko regulāri nosūta kolēģiem.
   • Jūs varat arī izlemt uzrakstīt memuārus un vērsties pie sava vadītāja.
   • Parasti jūs rakstīsit oficiālu ziņojumu klientam vai valdības aģentūrai.

4. 
   

   
   Sazinieties ar šefpavāru. Ja vien jūs jau neesat uzrakstījis šāda veida ziņojumu un šajā gadījumā zināt visu par šo jautājumu, mēģiniet iegūt maksimālu informāciju no saviem priekšniekiem. Jūsu uzņēmums var pieprasīt īpašu prezentāciju, un tādā gadījumā jums tā jāievēro.

5. 
   

   
   
   
   Izvēlieties pārskata signālu. Visi progresa ziņojumi ne vienmēr ir formāli. Patiesībā iekšējie ziņojumi kolēģiem vai tiešajiem vadītājiem bieži tiek rakstīti nepiespiestā formā. Tāpēc jums būs jāpārbauda savam vadītājam, ko viņš sagaida no jūsu ziņojuma.
   • Ja tas ir ziņojums klientam vai disertācijas recenzēšanas komitejai, ieteicams ievērot oficiālu signālu.
   • Tomēr formālajam vai neoficiālajam tonim nav nozīmes, jo galvenais ir būt skaidram, precīzam un godīgam.

2. daļa Ziņojuma sastādīšana

1. 
   

   
   Izvēlieties dokumenta noformējumu. Pirms sākat rakstīt, jums jāizvēlas piemērota prezentācija un jāiestata pārskata saturs un tonis.
   • Jūs varat izmantot sarakstu ar aizzīmēm. Šī metode ļauj skaidri norādīt savu informāciju. Lasītājs varēs ērti pārlūkot jūsu e, lai iegūtu nepieciešamo informāciju. Tomēr starpposma ziņojuma gadījumā šādam sarakstam var nebūt formalitātes. Tāpēc, ja ziņojums ir paredzēts jūsu līnijas vadītājiem, vislabāk ir izmantot īsu. Bet, ja jūs sazināties ar kolēģiem, izvēlieties e-pastu.
   • Atcerieties arī iekļaut diagrammas vai tabulas. Tas ir īpaši svarīgi, ja jūs rakstāt progresa ziņojumu par projektu, kuram jūs mēģināt iegūt finansējumu, vai ja jūs mēģināt lasītājam pamatot saņemto finansējumu.

2. 
   

   
   Sakārtojiet e rindkopās. Labam progresa ziņojumam jābūt pēc iespējas skaidram. Vislabāk ir sadalīt e rindkopās, lai grupētu informāciju par to pašu jautājumu.
   • Lai jūsu e būtu skaidrāks, padomājiet par subtitru pievienošanu, lai jūsu lasītājiem būtu ideja par katras sadaļas saturu. Ja kāds punkts viņus īpaši interesē, viņi varēs tam tieši piekļūt.

3. 
   

   
   Uzrakstiet virsrakstu. Parasti nosaukums tiek novietots pirmās lapas augšpusē, ja jūs iesniedzat dokumentu nākamajās lappusēs. Tas atkal būs atkarīgs no prezentācijas noteikumiem, ko izstrādājis jūsu uzņēmums vai universitāte. Tāpēc savlaicīgi veiciet nepieciešamās pārbaudes.
   • Virsrakstā jāiekļauj datums, tas ir, ziņojuma iesniegšanas datums, saņēmēja vārds un amats, autora vārds, tā funkcija un ziņojuma mērķis.

4. 
   

   
   Ievadiet ievadu. Šī sadaļa ir aiz nosaukuma. Bieži vien to var izcelt slīprakstā, lai atšķirtu to no pārējiem e. Tas kalpo, lai sniegtu pārskatu par projektu un tā gaitu. Jūs iepazīstināsit ar progresu un sasniegtajiem mērķiem.
   • Noteikti iekļaujiet ziņojuma tēmu. Iepazīstiniet arī ar projektu, atgādinot, ka tas ir jaunums par tā progresu.

5. 
   

   
   Uzrakstiet sava e tekstu. Šo daļu var iedalīt sadaļās un apakšiedaļās. Faktiski tas būtībā ir tikai detalizētāks ievads. Pārbaudiet tā saturu un izkopējiet to.
   • Norādiet uzdevumus, kas pabeigti kopš pēdējā ziņojuma, kā arī tos, kas tiek veikti.
   • Analizējiet radušās problēmas, jautājumus, uz kuriem jāatbild, un risinājumus, kurus var saglabāt.
   • Izsaukt un pamatot izmaiņas, kas notika projekta laikā.
   • Iespējams, vēlēsities iekļaut arī citas lietas, piemēram, personāla mainību, izmaksu pārsniegšanu, kavējumus, grūtības iegūt dokumentus vai datoru un drošības problēmas.

6. 
   

   
   Veiciet nākamos projekta soļus. Šī sadaļa ir daļa no ziņojuma pamatteksta. Tas kalpos, lai informētu lasītāju par atlikušajām projekta fāzēm. Neaizmirstiet pieminēt problēmas, kas var ietekmēt budžetu, vadību vai projekta pabeigšanas termiņu.
   • Pirmkārt, neignorējiet jebkādas izmaiņas projekta termiņā.
   • Izvairieties no problēmu nomierināšanas. Tomēr nevajadzīgi neuztraucieties par lasītāju un nesniedziet solījumus, kurus jūs nevarēsit turēt.

7. 
   

   
   Ievadiet kopējo nostrādāto stundu skaitu. Jums būs jāparāda, cik daudz laika jūs un jūsu komanda pavadījāt projektam. Jūsu lasītāji zinās, ka jūs smagi strādājāt, neatkarīgi no tā, vai naudu jums varēja dot jūsu līnijas vadītājs, klienti vai valdības aģentūra.

3. daļa Izvairieties no izplatītām kļūdām

1. 
   

   
   Esiet piesardzīgs, nenovirzieties no priekšmeta. Jūsu raksts būs pareizs, ja vien jūs ievērosit iepriekš aprakstītos punktus. Centieties nenovērsties no tēmas, nodarbojoties ar margināliem jautājumiem, pat ja tie ir interesanti.
   • Piemēram, ja jūsu projekts ir paredzēts mākslas pasākumu brīvprātīgai organizēšanai, jums var rasties kārdinājums sākt nožēlojamā mākslas finansējuma analīzi, taču tas jums īsti nepalīdzēs precīzi noteikt jūsu projekta gaitu.

2. 
   

   
   Esiet vienkāršs. Starpposma ziņojuma mērķis ir iepazīstināt ar panākto progresu, neiedziļinot lasītāju vārdu un lieku ideju straumē. Viss, kas jums jādara, ir koncentrēties uz projekta gaitu, veicamajiem soļiem un veicamajām izmaiņām.
   • Atkarībā no ziņojuma saņēmēja var pieprasīt nepārsniegt noteiktu vārdu skaitu. Labs noteikums ir sniegt nepieciešamo informāciju pēc iespējas kodolīgāk.

3. 
   

   
   Izvairieties no pārāk neskaidra rakstura. Noteikti noskaidrojiet pašreizējo projekta statusu. Piemēram, izvairieties pateikt kaut ko līdzīgu "mēs progresējam, lai finansētu savu māksliniecisko notikumu". Tā vietā iepazīstiniet savu informāciju skaidrāk: "Pateicoties abām šīm dažādajām institūcijām piešķirtajiem 5000 eiro, mums ir nepieciešami tikai 2000 eiro, lai sasniegtu savu mērķi, kas ir noteikts 12 000 eiro".

4. 
   

   
   Izdzēsiet izvērstos izteicienus. Atcerieties, ka vēlaties uzrakstīt skaidru un kodolīgu ziņojumu. Acīmredzot nemēģiniet pārblīvēt savu e ar izteicieniem, kas ziņojumam neko nepievieno. Piemēram, tādi termini kā “pilnīga katastrofa” vai “pārliecinoši panākumi” ir pārāk emocionāli vai pārāk neskaidri, lai tos iekļautu ziņojumā klientam vai direktoram.

5. 
   

   
   Citējiet savus avotus. Pienācīgi identificējiet ārējos informācijas, datu un grafikas avotus, kas iegulta pārskatā. Jūs varat pievienot lapu, kurā norādīsit šos avotus.