Kā uzrakstīt izmaiņu pārvaldības plānu

Saturs

• posmi
• 1. metode Uzrakstiet plānu organizatorisko izmaiņu pārvaldībai
• 2. metode Izmaiņu izsekošana projektā

Ir divu veidu izmaiņu pārvaldības plāni. Viens no tiem attiecas uz izmaiņu ietekmi uz organizāciju un atvieglo pāreju. Otrais palīdz izsekot izmaiņām vienā projektā, izveidojot skaidru produktu izmaiņu vai projekta darbības jomu reģistru. Šie plāni ir par to, kā skaidri un precīzi paziņot, kas jādara.

posmi

1. metode Uzrakstiet plānu organizatorisko izmaiņu pārvaldībai

1. 
   

   
   Parādiet veicamo izmaiņu iemeslus. Uzskaitiet faktorus, kas noveda pie lēmuma veikt izmaiņas, piemēram, sliktu sniegumu, jaunas tehnoloģijas vai izmaiņas organizācijas misijā.
   • Viena pieeja ir aprakstīt pašreizējo uzņēmējdarbības stāvokli un turpmāko situāciju, ko šis plāns vēlas radīt.

2. 
   

   
   Definējiet izmaiņu raksturu un jomu. Īsi aprakstiet paredzamo projekta raksturu. Nosakiet, vai tas ietekmēs pozīcijas, procesa izmaiņas, politikas izmaiņas vai organizatorisko struktūru. Uzskaitiet departamentus, darba grupas, sistēmas vai citus komponentus, kurus var pielāgot.

3. 
   

   
   
   
   Aprakstiet ieinteresēto personu atbalstu. Uzskaitiet visas plānā iesaistītās ieinteresētās personas, piemēram, filiāli, misijas vadītāju, pārstāvi, patērētājus vai darbiniekus, kurus ietekmē izmaiņas. Katrā no šīm daļām norādiet, vai ieinteresētā persona atbalstīs veicamās izmaiņas.
   • Atcerieties sastādīt tabulu, kurā skaidri un kodolīgi var izskaidrot šo informāciju. Novērtējiet katras skartās puses prioritāro līmeni (augstu, vidēju vai zemu) no šādiem datiem: informētība, atbalsta līmenis, ietekme.
   • Ja iespējams, veiciet individuālas intervijas, lai novērtētu ieinteresēto personu atbalstu.

4. 
   

   
   Izveido komandu. Šī komanda būs atbildīga par saziņu ar visām ieinteresētajām personām, dažādu jautājumu uzklausīšanu un darbības nodrošināšanu vislabākajos iespējamajos apstākļos. Izvēlieties cilvēkus, kuri ir ļoti uzticami biznesā un kuriem ir labas komunikācijas prasmes.
   • Jums vajadzētu nolīgt vadītāju no augstākās vadības. Uzsveriet, ka tas būs aktīvs pārmaiņu veicināšanas darbs, ne tikai plāna apstiprināšana.

5. 
   

   
   
   
   Izstrādāt pieeju vadībai. Lai gūtu panākumus operācijā, ir svarīgi saņemt visu uzņēmuma atbalstu. Ļaujiet visiem augstākā līmeņa vadītājiem komentēt izmaiņas un sadarboties savā starpā, lai aktīvi darbotos šajā projektā.

6. 
   

   
   Katram aktierim sastādiet plānu. Katrai ieinteresētajai personai, ieskaitot tos, kas atbalsta projektu, novērtējiet iesaistītos riskus un problēmas. Uzticiet atbildīgajai komandai uzdevumu risināt šīs problēmas.

7. 
   

   
   Izveidojiet komunikācijas plānu. Komunikācija ir šī procesa galvenais elements. Bieži sazinieties ar visām iesaistītajām pusēm. Nostipriniet veicamo izmaiņu iemeslus un ieguvumus, kas no tām radīsies.
   • Aktieriem jāsaņem divpusēja saziņa. Tikšanās klātienē ir būtiskas.
   • Komunikācijai jānotiek no galvenā vadības sektora, katra darbinieka tiešā vadītāja un jebkura cita pārstāvja, kuram dalībnieki uzticas. Visiem sakariem ir jāiziet saskaņoti.

8. 
   

   
   Pievērsiet uzmanību jebkurai pretestībai. Vienmēr pastāv pretestība pārmaiņām. Tas notiek individuālā līmenī, un tāpēc jums ir personīgi jāsazinās ar ieinteresētajām personām, lai atklātu šo pretestību cēloni. Pievērsiet uzmanību sūdzībām, lai vadības komanda varētu tās novērst. Šīs bažas parasti ietver šādus jautājumus.
   • Nav motivācijas vai steidzamības sajūtas.
   • Nav vispārējās situācijas izpratnes vai izmaiņu nepieciešamības iemeslu.
   • Trūkst līdzdalības procesā.
   • Neskaidrība par darba stabilitāti, nākotnes lomām vai prasībām un prasmēm, kas vajadzīgas nākamajiem amatiem.
   • Vadības nespēja izpildīt cerības par izmaiņu vai komunikācijas ieviešanu.

9. 
   

   
   Veikt šķēršļus. Jums ir jāatbild uz pretenzijām, stiprinot komunikāciju vai mainot stratēģiju. Citām pretenzijām var būt nepieciešama papildu pieeja, ko jūs varat iekļaut savā plānā vai izmantot ārējus resursus vadības komandai. Pārbaudiet, kura no šīm iespējām ir vislabākā jūsu organizācijai.
   • Lai veiktu jebkādas izmaiņas pozīcijās vai procesā, galveno apmācību piešķiriet darbinieku apmācībai.
   • Ja plānojat pēc iespējas vienmērīgāku pārejas periodu, ieplānojiet sanāksmes vai palieliniet darbinieku pabalstus.
   • Ja ieinteresētās personas nav motivētas, piedāvājiet viņiem stimulus.
   • Ja viņi jūtas atrauti no projekta, rīkojiet tikšanos, lai apkopotu atsauksmes un pārskatītu visas plāna izmaiņas.

2. metode Izmaiņu izsekošana projektā

1. 
   

   
   Definējiet lomas. Uzskaitiet lomas, kuras katram tiks piešķirtas šim projektam. Aprakstiet pienākumus un prasmes, kas vajadzīgas katrai lomai. Vismaz deleģējiet misijas pavāru, lai katru dienu ieviestu izmaiņas, kā arī veicinātāju, lai izsekotu visu progresu un pieņemtu svarīgus lēmumus.
   • Lieliem projektiem lielā korporācijā jums var nākties sadalīt lomas vairākiem cilvēkiem ar speciālām zināšanām.

2. 
   

   
   Izveido kontroles komisiju. IT projektos parasti ietilpst izmaiņu kontroles komisija, ko veido katras ieinteresēto personu grupas pārstāvji. Šī komisija būs atbildīga par pieprasījumu apstiprināšanu, nevis misijas vadītāju, un lēmumu paziņošanu ieinteresētajām personām. Šī pieeja ir ļoti labi piemērota projektiem, kuros piedalās vairākas ieinteresētās personas, un tai var būt nepieciešams bieži pārskatīt pamatmērķus.

3. 
   

   
   Izveidojiet pieprasījumu piemērošanas procesu. Kad komandas loceklis nosaka progresu, kā jūs pāriet no idejas uz realitāti? Aprakstiet šo procesu šeit, kā vienojusies komanda. Tas varētu izskatīties.
   • Komandas dalībniekiem jāaizpilda pieteikuma veidlapa un jānosūta to projekta administrācijai.
   • Vietnes vadītājam jāievada informācija no veidlapas pieprasījuma žurnālā un jāatjaunina šis žurnāls, kad pieprasījumi tiek izskatīti vai noraidīti.
   • Menedžeris lūdz komandas locekļus uzrakstīt konkrētāku plānu un novērtēt nepieciešamās pūles.
   • Misijas vadītājs plānu nosūta projekta virzītājam iespējamai pieņemšanai.
   • Izmaiņas ir veiktas. Ieinteresētās personas bieži tiek informētas par progresu.

4. 
   

   
   Izveidojiet pieteikuma veidlapu. Šādi dati jāiekļauj formā un jāievada izmaiņas žurnālā.
   • Izmaiņu pieprasījuma datums.
   • Projekta vadītāja piešķirtais pieprasījumu skaits.
   • Nosaukums un apraksts.
   • Tās personas vārds, e-pasts un tālruņa numurs, kura aizpilda veidlapu.
   • Katram pieprasījumam piešķirta prioritāte (augsta, vidēja vai zema). Steidzamām izmaiņām var būt nepieciešami īpaši termiņi.
   • Produkta un versijas numurs (IT projektiem)

5. 
   

   
   Pievienojiet papildu informāciju. Izmaiņu žurnālam jābūt arī spējīgam sekot līdzi pieņemtajiem lēmumiem un cieši uzraudzīt to īstenošanu. Papildus informācijai no pieteikuma veidlapām jums būs jārezervē vieta:
   • pieteikumu apstiprināšana vai noraidīšana,
   • tās personas paraksts, kura apstiprinās vai noraidīs pieteikumus,
   • izmaiņu ieviešanas termiņi,
   • datumi, kad izbeigsies izmaiņas.

6. 
   

   
   Seko svarīgu lēmumu pieņemšanai Papildus izmaiņu žurnālam projekts varētu gūt labumu no svarīgu lēmumu reģistra. Šis paziņojums var jums ilgtermiņā atvieglot darbu vai palīdzēt izsekot projektiem, kuru pārvaldībā ir veiktas dažas izmaiņas. Šis fails var kalpot arī kā saziņas ceļvedis klientiem vai pārvaldes struktūrām. Par katru savlaicīgi veiktu izmaiņu projekta darbības jomā vai prasībās, prioritārajos līmeņos vai stratēģijā, kas jāpieņem, ir šāda informācija.
   • Projekta iniciators.
   • Lēmuma pieņemšanas datums.
   • Kopsavilkums par lēmuma iemesliem un pieeja, kas izmantota, lai tos sasniegtu. Lūdzu, iekļaujiet procesā visus attiecīgos dokumentus.